Что выгоднее: нанять собственного бухгалтера или использовать аутсорс?

Экономическая составляющая предприятия играет важную роль, поэтому расчетами и оформлением документации должны заниматься профессионалы. Некоторые владельцы бизнеса нанимают специальный штат бухгалтеров, некоторые предпочитают самостоятельно разбираться в экономических премудростях, а некоторые готовы отдать эту задачу сторонним аутсорсинговым предприятиям. У каждого из этих способов есть свои достоинства и недостатки, о которых следует знать.

Как задачи решает бухгалтерия?

Подготовка налоговой отчетности и проведение расчетов – далеко не единственные функции этого подразделения. Его специалисты занимаются обработкой первичной документации, банковских выписок, корректным оформлением ККТ, а также платежными поручениями. В их полномочиях также находится расчет различных платежей, фонда оплаты труда, выплаты дивидендов.

Маленькие предприятия зачастую предлагают бухгалтерам совмещать сразу несколько функций, чаще всего речь идет о кадровом администрировании и решении юридических вопросов. Бухгалтер может вести протоколы планерок или заниматься анализом работы контрагентов, хотя это не входит в реестр его трудовых задач. Параллельно с этим бухгалтерия проводит экономические расчеты действий предприятия, а также готовит данные для высшего управленческого звена.

Бухгалтеру необходимо сотрудничать с государственными органами для решения финансовых вопросов. Речь идет о трудовой инспекции, Налоговой службе, Росстате и т. д. Некоторые предприятия ставят перед таким специалистом задачу уменьшить налоговые риски и налогообложение.

С недавних пор бухгалтерам добавили обязанность проводить дополнительную маркировку продуктов и отслеживать корректность их регистрации в специализированных информационных системах. Кроме всего этого, они должны следить за существующим законодательством, оперативно реагировать на его изменения, а также уметь грамотно вести учет финансов предприятия при помощи сложных ресурсов.

Если бухгалтерия действительно работает качественно, то у компании нет каких-либо сложностей с контролирующими органами, финансовыми организациями и собственными сотрудниками. Вся отчетность предоставляется своевременно и без ошибок, финансовые операции выполняются полностью и в срок. Бухгалтерия всегда знает, что происходит в компании, и может в кратчайшие сроки предоставить нужную информацию. Документация ведется правильно и соответствует существующему законодательству.

Планируете автоматизировать бизнес и не знаете какую программу 1С купить? Мы поможем с подбором, установкой и настройкой программы 1С. Позвоните нам прямо сейчас +7(499)322-05-54. 

Кто должен заниматься бухгалтерскими расчетами?

Зачастую ответственность за ведение бухгалтерии берет на себя сам руководитель компании или ИП, если он работает самостоятельно. Когда компания или бизнесмен только начинает свою деятельность, можно воспользоваться специальными онлайн-сервисами для составления нужной отчетности.

Однако следует понимать, что даже для работы с различным программным обеспечением требуются специфические навыки, на обретение которых уйдет время. В то же самое время большая часть онлайн-сервисов обладает ограниченными возможностями и не всегда способна удовлетворить потребности заказчика. При увеличении численности сотрудников предприятия и значительном росте масштабов становится очень сложным справляться с большим количеством документов, особенно если у владельца бизнеса нет экономического образования. И различные дополнительные сервисы здесь вряд ли смогут помочь.

Еще несколько лет назад бизнесмены даже не сомневались в необходимости наличия бухгалтера в штате, если не удавалось найти кого-то на постоянную ставку, всегда брали совместителей. После появления большого количества программ и возможности перевода документооборота в удаленный формат отношение к данному вопросу резко изменилось. Теперь бухгалтерию можно отдать сторонней компании, которая специализируется на этом и готова помогать большому количеству клиентов.

Аутсорсинг: понятие и особенности

Сам термин пришел в русский язык из английского, где под ним принято понимать какой-либо внешний ресурс. Это означает, что часть обязанностей, которые выполняют штатные сотрудники, предприятие предпочитает отдавать сторонним структурам.

Сегодня услуги аутсорсинга особенно нужны тем, кто хочет избавиться от непрофильных подразделений: уборки, охраны территории, подбора персонала и проведения обучающих мероприятий, службы питания, финансового и юридического отделов.

Аутсорсинг позволяет значительно сэкономить на бухгалтерах. Передача подобных услуг сторонним организациям регламентирована Федеральным законом № 402, в соответствии с которым бухгалтерские обязанности передаются на основании стандартного контракта об оказании услуг. В качестве второй стороны может выступать профессиональная компания или же специалист-фрилансер.

Какую работу может выполнять бухгалтер на аутсорсе?

Аутсорсинговые организации сегодня предлагают своим клиентам огромное количество вариантов бухгалтерских услуг. В базовом пакете обычно предлагается стандартное ведение бухучета и работа с ФНС, ведение документации, работа с ФОТ, платежными бумагами и отчетностью.

Некоторые предприятия предлагают дополнительные опции в виде юридического сопровождения, создания плана налоговой оптимизации, внедрение ЭДО внутри компании и т. д. Подобный пакет услуг чаще всего именуют “все включено”.

Существуют варианты частичной передачи бухгалтерской работы на аутсорс. Если начальник отдела бухгалтерии не хочет увеличивать число подчиненных, он может передать сторонней организации какие-то конкретные задачи: обработку документации, формирование платежных документов и т. д. Существует и иной вариант: можно взять простые процессы на себя и решать их при помощи электронных сервисов, а обязанности главбуха передать на аутсорс.

Некоторые предпочитают ограничиваться внешними консультациями у профессионалов. В бухгалтерской деятельности существует большое количество трудных моментов, стыкующихся с вопросами юриспруденции, кадрового учета, таможни и финансов. Далеко не все компании могут позволить себе тратить деньги на сотрудника каждого из этих профилей, поэтому отдают эти функции на аутсорс, снижая тем самым свои затраты.

Преимущества и недостатки финансового аутсорса

Чтобы принять правильное решение, кому поручить бухгалтерские услуги, нужно иметь четкое представление о том, какие задачи лежат перед бизнесом на текущий момент и что необходимо сделать для их реализации.

Если предприятие постоянно осуществляет хозяйственные операции, в нем работает большое количество сотрудников, а оно занимается специфической деятельностью, придется создавать полноценный отдел, который будет занят бухгалтерскими расчетами. Каждый из этих сотрудников должен обладать качественно организованным рабочем местом, иметь компьютер для личного пользования с разрешенным ПО. Для них понадобится создать отдельный ФОТ, а также делать соответствующие взносы в ПФР и ФФОМС, все это требует значительных расходов. Случается и наоборот: когда компания только начала свою работу, для собственного бухгалтера пока нет нужного объема задач.

Независимо от того, пользуется ли компания услугами аутсорса или же имеет собственного бухгалтера в штате, ее руководство несет ответственность за корректность ведения бухучета. Отчетные документы для ФНС подписывает всегда директор предприятия.

Следует также иметь в виду, что если штатный бухгалтер допустит ошибку, то взыскать с него сумму ущерба будет гораздо труднее, чем с аутсорсинговой компании, с которой был подписан официальный договор.

Чтобы грамотно организовать бухгалтерский учет, бизнес должен выбрать наиболее качественного исполнителя услуг, который не только выполнит работу, руководствуясь существующим законодательством, но и обеспечит конфиденциальность информации, с которой будет работать. Важную роль также играет цена оказания услуг. При условии соблюдения этих критериев передача бухгалтерии на аутсорс может принести бизнесу ряд преимуществ.

Требуется настройка, обновление программ 1С и подключение торгового оборудования? Выполним работы быстро и качественно. Закажите услуги 1С прямо сейчас +7(499)322-05-54.

В первую очередь речь идет о высоком качестве работы сотрудников аутсорсинговых структур, где принято однотипные проекты отдавать одному исполнителю. За счет этого можно создать целый ряд удобных для контроля стандартов, причем проверять качество выполненной работы можно даже автоматически. Подобная организация работы дает возможность значительно уменьшить число допущенных ошибок. Крупные аутсорсинговые структуры не жалеют денег и сил на улучшение квалификации собственного штата, это также следует иметь в виду.

Каждое предприятие рано или поздно сталкивается с потребностью получить дополнительную помощь у эксперта узкой специализации, например, по вопросам корректного перевода валюты или доставки товара из-за рубежа. Иногда и в самом бухучете возникают трудные вопросы, которые самому не решить. Профессионалы узкого профиля – тяжелая ноша для фонда оплаты труда, а их услуги требуются далеко не каждый день. Поэтому проще при появлении трудной ситуации решить ее с помощью аутсорса.

Аутсорсинг позволяет уменьшить нагрузку на руководящий состав. Когда в компании работает большой бухгалтерский отдел, руководитель все равно должен контролировать его, а это отнимает много времени и сил. Зачастую здесь возникают проблемы, поскольку начальник не имеет экспертного опыта и может взять на работу непрофессионалов. Сотрудники на аутсорсе гарантированно обладают опытом и способны выполнять качественно даже сложные запросы.

Использование аутсорсинговых услуг предоставляет клиенту дополнительную страховку. Если компания допустит ошибку, он сможет взыскать с нее полностью всю сумму ущерба, тогда как с сотрудника это будет сделать затруднительно.

Компания-аутсорсер обычно использует лицензионное ПО для решения собственных задач и потребностей клиентов, которое стоит дорого. Клиенты экономят собственные средства, при этом получают качественные услуги от профессионалов.

Аутсорсинговые компании предлагают своим клиентам разнообразные варианты тарифов, состоящие из совершенно разных услуг. В итоге клиент может выбрать только то, что он действительно готов отдать на откуп внешней структуре. В большинстве случаев услуги аутсорсингового специалиста стоят гораздо меньше, чем содержание собственного отдела бухгалтеров.

Существует и ряд минусов использования подобной схемы. Некоторые бизнесмены полагают, что эксперт по финансам всегда должен находиться под присмотром. Иногда главный бухгалтер является помощником руководителя и даже замещает его. Однако здесь речь больше не о бизнесе, а о личном удобстве. После пандемии коронавируса многие специалисты, в том числе и бухгалтеры, стали работать удаленно, поэтому им вовсе не нужно постоянно находиться в офисе.

Другие недостатки чаще всего связаны с неправильным выбором аутсорсинговой компании. Чаще всего здесь речь идет о некачественной работе с персональными данными, которые могут попасть в посторонние руки при отсутствии у аутсорсера нужного ПО. Клиент не имеет доступа к ПО аутсорсера, поэтому может усомниться в качестве выполненной работы. У аутсорсеров зачастую нет персонального менеджера, поэтому ответа на запрос можно дожидаться очень долго. Могут возникать проблемы с первичной документацией и передачей информации, что также не способствует продуктивному сотрудничеству.

Прежде чем принять решение о том, чтобы передать бухгалтерские задачи сторонней организации, необходимо взвесить все за и против, а также учесть возможные риски. Зачастую использование аутсорса более выгодно финансово, однако важнее все же качественный результат.