Какие отчеты необходимо заполнять индивидуальным предпринимателям в 2024 году

УСН — это упрощенная система налогообложения для ИП и обществ с ограниченной ответственностью. Предпринимателям нравится данный льготный режим с низкими ставками и ограничениями по доходу и количеству сотрудников, так как с его помощью намного проще вести учет. Бизнесмены, которые пользуются УСН, также обязаны заполнять отчетность для проверяющих из ФНС. В основном им приходится вести КУДиР, составлять отчетность по сотрудникам для СФР, отсылать уведомления о списании денежных сумм с ЕНС, заполнять декларацию по различным налогам, а также сдавать отчеты по прослеживаемой продукции (это касается в основном определенной категории импортных товаров).

Подробнее об отчетах

Давайте подробнее рассмотрим отчеты и нюансы их подачи в соответствующие учреждения. В таблице представлена общая информация по отчетам, которые должны сдавать ИП на упрощенке.

Отчетность ИП с сотрудниками

Отчетность ИП в отдельных случаях

Несвоевременная сдача отчетности может привести к административным штрафам и другим санкциям, что негативно скажется на деятельности ИП.

Обязательные отчеты

Декларация по налогу на упрощенку.  Это важный документ, который обязаны отправлять все индивидуальные предприниматели, работающие по УСН. Крайний срок его подачи – 25 апреля.

Декларация содержит информацию о доходах и расходах ИП, которая нужна специалистам для правильного расчета налоговых обязательств. Благодаря данным из этого отчета налоговые органы делают окончательные выводы о предпринимательской деятельности лица. Таким образом, своевременная подача декларации по налогу на упрощенку до 25 апреля не только обязательна по закону, но и способствует поддержанию прозрачности и законности в ведении бизнеса.
Декларация отсылается как в бумажном, так и в отсканированном виде. Бумажную версию приносят бизнесмены в налоговую лично или отправляют ее по почте, электронную же версию всегда направляют на веб-сайт ФНС.

Книга учета доходов и расходов (КУДиР). Этот документ, который необходим для правильного расчета налоговой базы по упрощенке, так как он фиксирует все финансовые операции, связанные с доходами и расходами предпринимателя. КУДиР никуда не сдается, однако иногда данный документ заполняют и предъявляют сотрудникам налоговой службы при проверке. КУДиР помогает систематизировать и упорядочивать финансовую информацию по ведению предпринимательской деятельности, что в конечном итоге облегчает процесс изучения налоговой отчетности.

Предприниматели на УСН учитывают в КУДиР информацию по выручке и расходам. Растраты им приходится подтверждать товарными накладными, актами произведенных работ, актами приемки-передачи, чековыми документами. Индивидуальные предприниматели же записывают в книгу только данные по выручке.

КУДиР многие ИП распечатывают и затем самостоятельно заполняют, так как это повышает шансы на сохранность данных. Однако состоятельные предприниматели предпочитают все же заполнять книгу в электронном формате, а в конце года распечатать уже готовую ее версию.

Важно! Можно заполнять книгу от руки, а затем перенести информацию с бумаги на свое устройство хранения данных, это не запрещено. Однако на это придется потратить много времени и сил.

По завершении календарного года предпринимателям необходимо прошить распечатанную КУДиР и пронумеровать ее, подписать и заверить при помощи своей печати. Эти действия направлены на придание книге юридической силы.

Уведомительный документ о списании с ЕНС авансовых платежей по упрощенке. Налоги и взносы, которые уплачивает бизнесмен на упрощенке, идут на единый (специальный) счет. Изначально ИП переводит туда средства при помощи проведения ЕНП, при этом не уточняя, что и в каком размере он собирается оплатить. Если срок отправки декларации по налогу не наступил, налоговая служба не знает, какую сумму списать в счет оплаты данного налога. Получается, что индивидуальный предприниматель не выплатил аванс по упрощенке в срок, и ФНС начисляет штрафы. Если подходит срок выплаты аванса по налогу – предприниматель обязан сообщить налоговой службе, какую сумму сотрудники должны списать с ЕНС. Для этого и подается официальное уведомление.
Важно! Сейчас под уведомлением имеется в виду многострочная форма, которая позволяет ИП одновременно сообщать о налогах и взносах в соответствующую службу.

Отчетность для ИП-работодателя

После подписания соглашения или договора с первым наемным рабочим индивидуальный предприниматель становится работодателем, и у него появляется новая обязанность – составление и отправка отчетности с данными о сотрудниках. Специально проходить регистрацию в СФР предпринимателям не нужно, так как их автоматическим образом ставят на учет как страхователей. Регистрационный номер ИП обычно указывается в выписке ЕГРИП.
Помимо классических отчетов, бизнесменам также приходится сдавать НДФЛ, РСВ, ЕНС, ПСФ, ЕФС и т.д.

6-НДФЛ. Данный документ направляется в ФНС каждый квартал — до 25 числа месяца. Он представляет собою отчет с общим расчетом по всем работникам.
В форме 6-НДФЛ отражаются в основном доходы и суммы налога с учетом всех существующих ставок: прогрессивной – 13 или 15 %, фиксированной – 13, 15, 30 и 35 %. Еще данная форма отражает удержанные денежные суммы по 6 срокам оплаты налога.

Если наемный сотрудник получил доход от вас, но налог не был удержан, его доход все равно должен быть включен в форму 6-НДФЛ. Это обязательное требование законодательства, которое обеспечивает правильное налогообложение доходов физических лиц. Налоговые органы требуют полного и точного отражения всех доходов и налогов от ИП, что позволяет им контролировать исполнение предпринимателями налоговых обязательств.

РСВ. Этот официальный отчет отправляется в налоговую службу ежеквартально — до двадцать пятого числа месяца, следующего за ОК. В нем отражается следующая информация: сколько выплат ИП начислил персоналу, и какова сумма страховых взносов с них. В РСВ также указывается среднесписочная численность сотрудников.

Чтобы вычислить среднесписочную численность, бухгалтеры складывают число сотрудников за каждый месяц и разделяют полученную сумму на цифру 12. Затем результат они округляют до целого числа.

Уведомительный документ о списании с ЕНС взносов по страхованию и НДФЛ.  Предприниматели ежемесячно перечисляют СВ и НДФЛ. И налог, и взносы ( помимо выплат по травматизму), входят в ЕНП, который зачисляется одной суммой на один (общий) счет. Потому в месяцы, в рамках которых не выполняется расчет по СВ, налоговую организацию уведомляют о распределении денежной суммы с единого ЕНС на страховые нужды.

Важно! Уведомление, подаваемое в налоговую службу, должно содержать информацию о распределении уплаченной суммы ЕНП на конкретные цели. Налоговым органам важно правильно распределить средства во избежание недоразумений или ошибок в учете уплаченных налогов и взносов. Предприниматель обязан своевременно и правильно заполнять уведомления, чтобы избежать финансовых неприятностей.

НДФЛ на сотрудников в 2024 году уплачивается дважды: до 28 числа за период с 1 по 22 число настоящего месяца и до 5 числа следующего месяца. При уплате НДФЛ до 28 числа за период с 1 по 22 число текущего месяца работодатели должны заранее подготовить и отправить необходимые документы, подтверждающие перечисление налога. Эти документы включают платежные поручения, которые должны быть корректно заполнены и отправлены в налоговую службу в установленный срок. Несвоевременная подача документов может привести к несоответствиям в учете налогов и возникновению задолженности.

Уведомление о распределении с ЕНС, СВ, НДФЛ и авансов по упрощенке можно подавать всего лишь одним документом. Самое важное — соблюсти сроки и не пропустить платежи.

Персонализированные данные по физлицам направляются в ФНС за первый или второй месяц квартала — до 25 числа. Важно отметить, что сведения за март, июнь, сентябрь и декабрь направлять в налоговую службу не требуется. Это связано с тем, что в конце каждого квартала и года работодатели подают более обширные и детализированные отчеты, которые включают всю необходимую информацию по финансовой составляющей за полный отчетный период.

Работодателям необходимо внимательно следить за соблюдением сроков отправки данных, чтобы избежать штрафных санкций и других неприятностей, связанных с нарушением налогового законодательства. Для своевременной подачи ПСФ рекомендуется использовать автоматизированные системы учета и подачи отчетности, которые позволяют минимизировать риск ошибок и задержек.

Единая социальная форма, ЕФС-1. Ее направляют в соответствующие учреждения в 3 случаях:

1.     Были произведены кадровые изменения — к примеру, кого-то из соискателей взяли на работу, а кого-то из проверенных сотрудников уволили.

2.     Подходит к концу срок подачи отчетности о страховых взносах на несчастные случаи.

3.     Подошел к концу срок отправки данных об ОСС для пенсий.

Если индивидуальный предприниматель нанял сотрудника или уволил кого-то из персонала, заключил новый договор на предоставление услуг, то это значит только одно: он должен составить и отправить ЕФС‑1 с учетом следующих сроков сдачи: 25 апреля, 25 июля и 25 октября, 25 января.

Дополнительные отчеты

Иногда предприниматели, работающие по упрощенке, должны также подготавливать и направлять допотчеты в соответствующие учреждения. И об этом нельзя забывать.

Статистика. Если ИП попал в выборку Федеральной службы государственной статистики, то он должен сдать отчеты по форме 1-ИП или 1-ИП (торговля). Форма 1-ИП предназначена для общего учета деятельности индивидуальных предпринимателей, и она включает в себя основные показатели их финансово-хозяйственной деятельности. Эта форма запрашивает информацию о доходах, расходах, численности сотрудников, видах осуществляемой деятельности и других аспектах бизнеса. Цель данного отчета — обеспечить государственные органы полной и точной информацией о состоянии малого и среднего предпринимательства в стране, что необходимо для формирования экономической политики и принятия стратегических решений.

Форма 1-ИП (торговля) используется для учета деятельности ИП, занимающихся торговлей. В этом отчете предприниматели указывают специфические показатели, связанные с их торговой деятельностью, такие как оборот розничной и оптовой торговли, ассортимент товаров, цены на товары и т. д. Эти данные помогают государственным органам анализировать состояние торгового сектора, выявлять основные тенденции и принимать меры для поддержки и развития торговли.

Предоставление отчетов со статистикой по формам 1-ИП и 1-ИП (торговля) является обязательным для всех ИП, попавших в выборку Росстата. Сроки сдачи отчетов устанавливаются приказом Федеральной службы государственной статистики, которым утверждаются соответствующие формы.

Декларация по косвенным налогам. Ее направляют в соответствующие учреждения предприниматели, которые ввозят в РФ продукцию из ЕАЭС. Они обязаны отчитаться перед ФНС до 20 числа месяца, который следует за тем месяцем, в котором импортные материалы были приняты к учету.

Декларация по налогу на добавленную стоимость подается в учреждение, если ИП на УСН случайно или намеренно выставил счет-фактуру с выделенной суммой налога на добавленную стоимость или выступил как налоговый агент по этому налогу. Последнее случается, если ИП приобретает металлолом у конкретного продавца — плательщика НДС или арендует надел, а также недвижимое имущество напрямую у госвласти.

В этих случаях предпринимателю предоставляется возможность подать отчет до 25 числа следующего месяца после окончания квартала, в котором был выставлен счет-фактура или совершена транзакция.

Внимание!!! Декларацию по НДС отправляют в отсканированном формате. Бумажные варианты сотрудниками не принимаются. Не забывайте об этом факте.

Декларация по ВН. Ее направляют в учреждение двадцатого числа месяца, следующего за отчетным периодом, если для этого есть основания. Этот налог обязаны уплачивать организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие эксплуатацию водных объектов. Декларация по водному налогу содержит информацию о расходах водных ресурсов, их использовании и оплате налога за отчетный период.

Отчет о проводимых операциях, которые связаны с продукцией, подлежащей прослеживаемости. Прослеживаемости подлежат продукты из списка, утвержденного постановлением властей РФ от 01.07.2021 № 1110. 
Система прослеживаемости была введена с целью контроля и предотвращения оборота контрафактной продукции. Поэтому ею учитываются все действия, которые связаны с продукцией. Отчет прослеживаемости обычно направляют в налоговую организацию. Индивидуальные предприниматели на УСН должны отсылать отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, до 25 числа месяца.

Нулевая отчетность индивидуального предпринимателя

Если индивидуальный предприниматель уже прошел регистрацию, то тогда ему придется отправлять налоговые декларации вне зависимости от наличия или отсутствия дохода.
При отсутствии дохода бизнесмены обязаны отправлять специальную нулевую отчетность. Это требование распространяется на всех зарегистрированных предпринимателей, независимо от того, получали они прибыль или нет. Такой подход обеспечивает соблюдение законодательных требований и сохраняет актуальность информации о статусе предпринимательской деятельности для налоговых органов.

УСН «Доходы». Это специальный налоговый режим, применяемый в России для ИП и юридических лиц с определенным уровнем доходов. ИП на УСН «Доходы» обязаны представлять налоговую декларацию в налоговый орган. Декларация отсылается ими один раз в год и содержит сведения о доходности, расходах и налоговых обязательствах. В случае если за отчетный период бизнесмен не получал прибыли или его доходы не превысили установленные лимиты для применения УСН, предприниматель может подать нулевую декларацию. Нулевая декларация позволяет уведомить сотрудников налоговой о том, что в данном периоде отсутствуют доходы, а следовательно, и налоговые обязательства перед ФНС.

УСН «Доходы минус расходы» представляет собою налоговый режим, при котором индивидуальные предприниматели учитывают свои расходы для определения налогооблагаемой базы. При подаче налоговой декларации они имеют право включать в нее оплаченные страховые взносы и торговые сборы.

В случае если доходы ИП не покрывают его расходы или отсутствуют вообще, возникает убыток, который может быть зачтен в будущих отчетных периодах как расходы. Важно отметить, что убыток, образовавшийся в одном налоговом периоде, может быть использован для уменьшения суммы налога только в будущих отчетных периодах, предусмотренных законодательством. У предпринимателя есть десять лет, чтобы указать его в отчетности.

Если у ИП нет развития, и его сотрудники находятся в отпуске за свой счет (без начисления заработной платы), это значит, что предпринимателю все равно придется подготовить и сдать отчетность в СФР, налоговую или ПФР. Непредставление отчетности в данном случае может привести к начислению штрафа. Поэтому крайне важно соблюдать сроки и требования по подаче отчетов даже при отсутствии активной деятельности и начислений заработной платы сотрудникам.

Форму 6-НДФЛ при нулевой заработной плате не надо сдавать — она необходима тогда, когда предприниматель начисляет доход в пользу физлица. Отчет по форме 6-НДФЛ отправляется ежеквартально, но не позднее последнего дня месяца, следующего за ОК.

В случае если хотя бы один сотрудник получит доход от ИП в первом квартале, но выплаты не будут осуществлены, предприниматель будет обязан подать форму 6-НДФЛ за все три квартала и год. Потом налоговая служба проведет расчет и по результатам 1 квартала и, не дождавшись завершения двадцати рабочих дней, может заблокировать счет индивидуального предпринимателя. Поэтому необходимо выбрать один из путей: отослать нулевой 6-НДФЛ в нужное учреждение или перенаправить в налоговую уведомление, раскрывающее ответ на вопрос, почему индивидуальный предприниматель не будет отправлять отчетность в этот раз.

Если предприниматель забудет оформить отпуск своим сотрудникам согласно закону, он обязан будет начислять им заработную плату и уплачивать социальные страховые взносы с этой суммы в этот период. Кроме того, бизнесмен должен будет своевременно отчитываться перед государственными органами, представляя им необходимые отчеты и документацию, чтобы соблюдать требования законодательства в отношении трудовых отношений и социального обеспечения.

Если индивидуальный предприниматель примет решение уволить всех своих сотрудников, он освободится от обязательств по подаче отчетности по указанным формам. Увольнение персонала влечет за собой завершение обязательств по начислению ЗП и уплате взносов. Однако процесс увольнения должен быть оформлен в строгом соответствии с ТК, иначе ИП не удастся избежать наказания.

Штрафные санкции

Рассмотрим подробнее, за какое нарушение следуют штрафные санкции и чем они отличаются друг от друга.

Таблица. Штрафы за нарушения при сдаче отчетов по упрощенке

Для тех, кто не всегда правильно подсчитывает страховые взносы, есть послабление. Если ИП отправил официальный отчет слишком поздно, то он все равно сможет избежать штрафа за предоставление недостоверных сведений при помощи внесения исправлений в отчетность. Таким образом, ИП имеет шанс исправить ошибки и подкорректировать свой отчет без финансовых взысканий со стороны налоговых органов.

Если у предпринимателя в подчинении находится множество людей, и ему необходимо отчитываться по НДС, то он рано или поздно допустит ошибку при заполнении документации. Законодательная база регулярно обновляется, и успеть за всеми нововведениями многие бизнесмены просто не в силах. Поэтому мы рекомендуем не ориентироваться на статьи из сети при заполнении отчетов. Наилучшим решением станет обращение к опытному бухгалтеру, который решит все ваши проблемы за небольшую плату.

Зачем обращаться к опытному бухгалтеру

Бухгалтер знает, как работать с различными видами отчетности, и понимает, как правильно интерпретировать/ применять законы и нововведения в свою пользу. Поэтому вместо расходования времени на изучение сложных правовых вопросов и поиск актуальной информации по отчетам вы можете доверить свои рабочие задачи специалисту, который быстро и эффективно выполнит необходимые процедуры за вас.

Бухгалтер не только заполнит отчетность за вас, но и предоставит консультации по налоговым вопросам, благодаря чему вы сможете избежать тех же штрафов или проблем с налоговой службой.