В современных условиях при ведении бизнеса большинство предпринимателей по возможности отказывается от использования в работе бумажных документов. Они громоздки, неудобны, убыточны. Максимум усилий прилагается для цифровизации процессов. Это помогает проводить необходимые операции с любого портативного устройства без необходимости перемещения в процессе тяжелых папок с документами. В связи с этим была разработана система электронного документооборота (СЭД). В качестве примера системы электронного документооборота (СЭД) от компании 1С можно привести продукт 1С:Документооборот 8.
Она представляет собой профильное программное обеспечение, которое предназначено для автоматизации бизнес-процессов. Его устанавливают в облаке или на сервере предприятия, впоследствии подключая к ПО компьютеры сотрудников. В результате формируется внутренняя сеть, которая позволяет оперативно обмениваться данными. Руководители получают доступ ко всей необходимой для принятия решений и контроля выполняемых задач информации.
В чем отличие СЭД от электронного делопроизводства (ЭДО)
Электронное делопроизводство включает в себя все фазы «жизни» каждого из документов, от процесса их создания до заверения, направления партнерам. СЭД является одним из его инструментов, который обеспечивает эффективную платформу, позволяющую сотрудникам оперативно получать доступ к необходимым для работы данным.
Такие системы сегодня постоянно развиваются в сторону расширения набора доступных пользователям функций, усиления способностей в различных смежных областях (к примеру, в контроле юридических аспектов сделки). В результате разработчикам удалось сформировать CSP – масштабируемые платформы, с применением которых появляется возможность организовать делопроизводство предприятия на оптимальном для его структуры и специфики уровне.
Преимущества внедрения СЭД
Среди аргументов, которые приводят профильные специалисты в пользу внедрения на предприятиях СЭД, стоит выделить следующие:
· рациональное использование рабочего времени сотрудников за счет сокращения времени выполнения шаблонных операций;
· повышение эффективности расходования финансов, направленных на обеспечение работы компании (снижение затрат, которые сопровождают работу офиса);
· получение возможности использования электронной подписи, которая с юридической точки зрения имеет полную силу наравне с физически завизированными документами;
· сокращение вероятности потери оригиналов в процессе их пересылки, необходимости выплаты штрафов в случае несвоевременного их предоставления получателю;
· обеспечение компактного хранения документации независимо от ее объема;
· возможность формирования электронного архива, работа с которым происходит быстрее и эффективнее в сравнении с бумажным аналогом.
Также стоит отметить тот факт, что электронные документы при условии соблюдения всех требований безопасности в разы лучше защищены от нештатных ситуаций. Они не намокнут при прорыве трубы в здании, не сгорят, не будут повреждены.
Доступ к данным строго регламентирован, каждый из сотрудников получает возможность выполнения операций только на своем уровне. Кроме того, большинства ошибок, совершенных по невнимательности пользователя, удается избежать, так как СЭД выдает ему соответствующие подсказки, не допуская пересылки документа с неполной информацией.
Какие задачи решает СЭД
Приоритетная задача системы – упрощение выполнения рутинных задач, которые при использовании средств автоматизации можно выполнить эффективно, быстро и при минимальном непосредственном участии сотрудников компании. С учетом таких требований разработчики СЭД с ее помощью смогли обеспечить успешное выполнение следующих задач:
1. Формирование стандартного документа. В системе предусмотрена возможность использования для этих целей набора шаблонов, с помощью которых можно существенно сэкономить время, необходимое на создание типовых бумаг, составляющих большую часть общего объема документации.
2. Архивирование. Процесс полностью автоматизирован, каждому документу присваивается индивидуальный номер в каталоге. В результате поиск в архиве необходимых для дальнейшей работы данных занимает минимум времени.
3. Быстрый поиск. Для получения необходимой информации, обнаружения документа в системе предусмотрен набор фильтров, благодаря которым процесс занимает минимум времени.
4. Обмен данными. Формируется внутренняя сеть предприятия, внутри которой обеспечивается оперативная передача информации. В результате пользователь в соответствии с имеющимся уровнем доступа имеет возможность получить необходимые для выполнения поставленных задач документы без задержек.
5. Анализ. СЭД обеспечивает автоматизированное формирование отчетной документации для руководителя, в которой указаны данные о стадии выполнения задач, ситуации в отношении соблюдения сроков. Это помогает оперативно принять необходимые управленческие решения по распределению нагрузки, решению организационных вопросов.
6. Управление доступом. Каждый из сотрудников предприятия получает возможность работы с документацией, которая относится непосредственно к его сфере ответственности. Такой подход помогает отслеживать авторство на каждом этапе формирования документов, обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа.
По каждому из пунктов в процессе ведения документооборота на бумажных носителях есть высокая вероятность утечки данных, нарушения конфиденциальности, допущения технических и фактических ошибок при внесении информации. Кроме того, все операции, выполняемые с помощью СЭД автоматически, в бумажном виде занимают большую часть рабочего времени сотрудников, что снижает эффективность работы каждого из подразделений, требует увеличения его штата для своевременного выполнения текущих задач.
Классификация СЭД
В зависимости от назначения, структуры принято разделение систем на классы по нескольким основным признакам. Независимо от специфики, каждый из них имеет собственные рабочие алгоритмы, наборы доступных инструментов.
Степень автоматизации
Простейшие ручные системы обеспечивают доступ к минимальному перечню функций и технических возможностей. В основном они ограничиваются созданием инструментов с помощью шаблонов. Другие действия пользователь выполняет самостоятельно, без возможности для автоматизации стандартных процессов.
Автоматизированная СЭД сможет выполнять по имеющемуся шаблону стандартные задачи в автоматическом режиме. ПО обеспечивает внесение данных в формы, контроль завершения одного из этапов работы с документом для фиксации старта следующего. На практике такой подход к организации процесса существенно экономит время сотрудников.
Специфика документов
Вся документация предприятия может быть разделена в зависимости от назначения на внешнюю и внутреннюю. В первом случае электронный документооборот предусматривает возможность автоматизации процессов, упрощение оформления договоров с компаниями-партнерами, выставления счетов, отправки документов для проверки в налоговую инспекцию.
Для подключения таких функций потребуется соответствующее ПО, связь с оператором ЭДО. В результате будет обеспечена связь между предприятиями без пересылки документов с помощью электронной почты. Все действия с ними будут выполняться внутри системы. Это повышает уровень безопасности, надежность хранения корпоративной информации.
Внутренний документооборот предусматривает возможность формирования и обработки документации по следующим направлениям:
· бухгалтерия (операции, связанные с начислением зарплат, ведением внутренних расчетов, выполнением внутренних распоряжений, выдачей справок);
· склад (поступление товара на хранение, его отгрузка, перемещение внутри предприятия, классификация, учет остатков);
· техническая документация (внутренние нормы, стандарты качества, инструкции по производству, используемые при изготовлении продукции технические условия);
· архив (формирование внутренних реестров, каталогов, классификаторов, необходимых для упрощения работы с документацией);
· производство (правила, инструкции, наряды на выполнение работ).
Возможности внутреннего СЭД не зависят от ресурсов и предложенных оператором технических возможностей. Эта система всегда хорошо отлажена, независимо от специфики работы компании, ее направленности, особенностей организации бизнес-процессов.
Особенности внедрения СЭД
Уровень представленных на рынке программ позволяет с высокой эффективностью внедрять системы на предприятиях любой направленности. Предложенный разработчиками функционал и набор инструментов позволяет эффективно использовать возможности СЭД с учетом специфики бизнеса, поставленных задач, особенностей работы компании.
Одним из ключевых критериев при выборе модификации становится масштаб предприятия, от которого напрямую зависит прогнозируемая интенсивность документооборота. При таком подходе удается найти оптимальное ПО, исходя из сочетания инструментария и технических возможностей для работы с предполагаемым массивом информации.
Для крупных компаний характерен большой поток рабочей документации. С ее помощью сотрудники постоянно обмениваются данными, происходит регулярное взаимодействие каждого из них с коллегами, другими подразделениями. В этом случае объективной необходимостью для налаживания эффективной работы становится гибкость системы. Она должна быть легко адаптируемой к тонкостям каждого из процессов, чтобы успешно автоматизировать их без необходимости внесения серьезных изменений.
Компании среднего масштаба предусматривают необходимость автоматизации бизнес-процессов. При этом, как правило, не возникает необходимости во внесении изменений в базовые настройки системы. Достаточно оптимизации стандартных параметров, которые предусматривают адаптацию СЭД под особенности конкретной компании, ее фактические параметры.
Пользователям для эффективной работы достаточно способности ПО обрабатывать данные на высокой скорости, отсутствия ограничений по количеству пользователей. Такие системы позволяют эффективно работать с большим объемом информации, при необходимости упрощают задачу по организации работы удаленных сотрудников.
Процесс внедрения системы
Алгоритм внедрения СЭД предусматривает выполнение следующих шагов:
· установка ПО на сервер или облако, на рабочие места каждого из пользователей;
· настройка системы;
· обучение сотрудников работе с программой;
· оперативное обслуживание СЭД для управления настройками, исключения возможных ошибок в работе.
Выполнить все этапы можно с помощью включенного в штат специалиста или с привлечением профильной организации. Выбор оптимального варианта зависит от масштаба предприятия, экономической целесообразности принятого решения.
Почему СЭД неидеален
Система не лишена недостатков. В основном они связаны с тем, что процесс перехода на электронное делопроизводство нельзя назвать легким. Он не ограничивается первоначальными инвестициями в приобретение необходимого ПО и обучение сотрудников. Также на настройку и организацию работы в новых условиях потребуется время, в течение которого нередко возникают технические и организационные сложности, связанные с ведением документации.
Дополнительно стоит заранее предусмотреть наличие технической поддержки для сервисного обслуживания СЭД, контроля ее корректного функционирования. Оптимальным решением этого вопроса станет прием на работу администратора, который сможет выполнять такую работу. Чтобы предупредить возможные нештатные ситуации в ходе работы с СЭД, стоит ввести практику регулярного резервного копирования, наладить систему безопасности, установить ограничения доступа к бизнес-информации.
Практика показывает, что внедрение в работу предприятия СЭД – это эффективный способ повышения эффективности бизнес-процессов, обеспечения надежности и оперативности передачи данных между сотрудниками и подразделениями. С применением профильного ПО руководители компании получают оперативный доступ к актуальной информации о ходе выполнения проектов и поставленных задач. Упрощается взаимодействие не только между подразделениями предприятия, но и с партнерами.
