1С: Управление нашей фирмой и 1С: Бухгалтерия предприятия – программные продукты компании 1С. Они успешно обеспечивают автоматизацию учета и способны обмениваться между собой используемыми в работе данными. При этом продукт 1С: УНФ предназначен для учета и создания документов, а 1С: БП ориентирован на автоматизированную бухгалтерскую отчетность. Для повышения эффективности использования требуется настроить обмен между базами, чтобы синхронизировать их работу.
Зачем синхронизируют базы 1С
Среди плюсов обмена данными между разными продуктами и базами 1С можно выделить следующие:
- разделяется проводимый учет в рамках 1С;
- исключается повтор по загрузке документации;
- автоматизируется работа с данными по их передаче;
- минимизируются допускаемые ошибки;
- ускоряется процесс обработки данных;
- возрастает эффективность работы персонала и бизнеса.
При проведении синхронизации необходимо придерживаться существующих базовых правил:
● загружаются исключительно проведенные документы. Не осуществляется их повторная обработка. Учет осуществляется с помощью добавленного префикса;
● все элементы загружаются при первой синхронизации баз 1С. При последующих – новые и откорректированные;
● информация актуализируется на регулярной основе. Делается это автоматически;
● для ручного обмена используется встроенный помощник.
Следование указанным правилам обеспечивает системность и эффективность работы предприятия, дисциплинирует сотрудников, мотивирует правильно выполнять операции.
Как выполняется настройка системы 1С
Настроить обмен между базами можно с использованием нескольких способов. К числу самых популярных относится вариант встроенного инструмента, представленного в стандартной разработке продуктов 1С.
Настройка производится путем последовательного выполнения ряда простых действий.
Шаг 1. Создается профиль синхронизации 1С: УНФ
Для этого в настройках 1С: Управление нашей фирмой выбирается задача по синхронизации. Здесь напротив нее устанавливается отметка. После этого делается переход к детальным настройкам.
Выполнив операцию по созданию, нужно выбрать «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0».
Далее делается переход в настройки параметров, связанных с подключением.
Синхронизировать следует через файл, созданный заранее для выполнения данной задачи. Отмечается в настройках также функция архивации. После этого делается переход через команду «Далее».
Когда откроется таблица, в ней требуется указать префикс. Он будет отражаться на загруженных документах и избавит сотрудников-пользователей от их дублирования. Здесь также определяется идентификация посредством префикса для 1С: БП.
Нажатие на «Далее» позволяет сформировать заданные настройки.
После этого операции проводятся в 1С:БП 3.0.
Шаг 2. Синхронизируется 1С: Бухгалтерия предприятия
Обеспечить синхронизацию несложно. С этой целью в 1С: БП открывается меню «Администрирование», выбирается функция по синхронизации данных. Возле нее устанавливается отметка в виде галочки, затем делается переход к настройкам.
После этого запускается команда “Новая синхронизация данных”, выбирается “1С: Управление нашей фирмой 3.0”.
При выполнении операций открывается окно, где следует установить настройки подключения, а также указать путь в папку обмена с созданным заранее файлом.
После автоматического формирования настроек из указанного файла выполняется команда «Далее».
Шаг 3: Настраиваются параметры по обмену данными
Для качественной работы синхронизированных систем определяются правила, по которым будет производиться между ними обмен.
Учитывая, что данные будут передаваться в одностороннем режиме, что упрощает работу с продуктами при их синхронизации, в управлении настройками УНФ следует выбрать команду “Не отправлять” и сохранить изменения.
После этого требуется зайти в меню по выгрузке и нажать соответствующую кнопку о завершении операции.
Выполнив указанные действия, следует вернуться к 1С: УНФ и сделать настройки правил по обмену данными.
Установленные параметры позволяют передать всю документацию, например, с 01.01.2023 г. Более ранние объекты не будут зарегистрированы и переданы на выгрузку. В правилах по отправке НСИ параметры задаются, исходя из потребностей фирмы, особенностей работы с базами данных.
Шаг 4. Сопоставляются загружаемые данные
Требуется сделать первичную загрузку документации.
Совершив выгрузку, следует вернуться в 1С: БП, найти кнопку “Синхронизировать” и нажать на нее.
При выполнении операций, связанных с синхронизацией, важно сопоставить элементы в задействованных базах. Это делается на основании ключевых реквизитов, которые обеспечивают идентификацию:
- для организаций – названия полные, сокращенные, ИНН;
- для физлиц – коды, ФИО;
- для контрагентов – ИНН, КПП.
1С во время выгрузки обеспечивает идентификацию по указанным данным с реквизитами. Если не находится существующих соответствий, то создается новый документ. При этом отражается, какие объекты не смогли пройти сопоставление автоматически. В таком случае работа проводится вручную. Операция рутинная, но исключает возможное дублирование.
Успешная синхронизация завершается соответствующим сообщением обмена.
С помощью синхронизации баз 1С по управлению фирмой и ее бухгалтерской отчетностью упрощается работа организации, обеспечивается централизация использования данных, повышается производительность. Для этого важно правильно выполнить все необходимые настройки, обучить персонал использовать возможности программных продуктов автоматизации управления и учета, сделать их частью повседневной работы. При синхронизации баз 1С учитываются особенности их работы, что позволяет избежать системных ошибок при дальнейшем использовании.