Как правильно уничтожать бухгалтерские документы

В ходе ведения хозяйственной деятельности в любой организации накапливается бухгалтерская документация. Она нуждается в хранении в течение всего срока, который требуется положениями российского законодательства. По истечении этого времени часть бумаг подлежит утилизации, а остальное поступает на хранении в архив.

Правильное уничтожение документации

Приказом Министерства культуры № 526, изданным 31.03.2015, установлен порядок ведения учета и хранения документации предприятий. Именно эта норма закона служит основным актом, регулирующим ликвидацию лишней, устаревшей бухгалтерской документации.

Список бумаг, допускаемых к уничтожению, определяет комиссия, членов которой назначает руководитель. Также утверждается положение, на основании которого комиссия осуществляет экспертизу ценности, выявляя то, что подлежит передаче в архив или уничтожению по истечении установленного срока. Такую проверку ценности документации проводят регулярно, с периодичностью раз в год. Пока не будет проведена соответствующая экспертиза, уничтожение документации законом не допускается.

В рамках проверки смотрят, как соотносятся сроки хранения с нормами, установленными в Перечне Росархива. До того как приступать к процедуре уничтожения, следует свериться с Перечнем.

Если какой-либо акт или отчет датируется ранее 2009 года, сроки и порядок уничтожения определяются специальным Перечнем типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000. Для каждого вида документации установлены свои периоды хранения. Многое зависит от того, какую социально-экономическую ценность имеет документ. Чем выше значение, тем дольше его хранят.

Документация первичного учета хранится 5 лет. Для накладных и авансовых отчетов, банковских извещений, ордеров, табелей, переводных требований, приемо-передаточных актов, документов по списаниям, квитанций, прочей документации из банковских организаций установлен аналогичный период обязательного хранения - 5 лет. Столько же хранят документальные сведения о выплате премий сотрудникам предприятия, а также журналы учета рабочего времени.

Для правил внутреннего распорядка действует ограничение в 1 год. По служебным запискам, справкам, внутренней переписке в пределах предприятия установлен трехлетний срок. Все, что касается учета трудового стажа и оплаты труда, надлежит сохранять 50-75 лет.

По истечении положенного времени предстоит оценить целесообразность уничтожения. Если правовые негативные последствия исключены, принимается положительное решение. Чтобы избежать неприятностей, важно соблюсти не только сроки, но и порядок утилизации, описанный принятыми в организации нормативами.

По итогам экспертизы члены комиссии составляют опись дел работников, а также бумаг временного и постоянного хранения. То, что подлежит уничтожению в связи с истекшим сроком, вносят в форму из прил. № 21 к приказу Минкультуры № 526 от 31 марта 2015.

Считается, что документ может быть уничтожен, если срок истек в любой день предыдущего года. Перед утилизацией акт со списком утверждает и подписывает руководитель.

По электронному документообороту действуют те же принципы, что и для документов на бумажном носителе.

В акте указывается вариант уничтожения и объем документов. По факту уничтожения составляется и заверяется подписью руководства новый акт, в произвольном формате подтверждающий, что документы более не существуют.

Порядок ликвидации

В настоящий момент нет единой четкой нормы, предписывающей конкретные способы, как утилизировать просроченные и ненужные бумаги предприятия. Также отсутствуют рекомендации и требования.

Компания при освобождении от актуальной документации может выбирать любой удобный способ для этого, его можно указать в отдельном акте.

Если документ существует в бумажном варианте, его допускается сжечь, измельчить в особом оборудовании (в шредерах), утилизировать, оформить актом сдачи макулатуры.

Поскольку есть риск, что при простой утилизации или сдаче макулатуры злоумышленники могут получить доступ к конфиденциальной информации, стоит принять меры безопасности и передать бумаги для уничтожения компаниям, которые специализируются на утилизации деловой документации.

Важные документы лучше сжигать или измельчать с помощью шредера до состояния нечитаемости.

Для электронных документов доступны такие методы:

●       удаление с физического хранилища;

●       физическое разрушение хранилища, на котором находятся нужные файлы;

●       полное форматирование хранилища посредством программных средств.

Важно понимать, что некоторые документы уничтожать нельзя.

Запрет на утилизацию

Предприятия не имеют права заниматься уничтожением документации. Запрещено утилизировать бумаги с постоянным сроком хранения. Запрет распространяется на следующие виды документации:

·        отчетная годовая документация бухгалтерии;

·        годовые отчеты по бюджетным субсидиям и субвенциям;

·        акты приема-передачи;

·        разделительные и ликвидационные балансы;

·        документы, в рамках которых происходит регулирование социально-трудовых отношений;

·        коллективные договоры;

·        регламенты, предложения, переписка, связанная с забастовкой на предприятии;

·        перечни профессий и уставы о дисциплине;

·        документация по бухгалтерским расчетам и нормативные внутренние документы в связи с оплатой труда и начислениями (ставки, оклады, коэффициенты);

·        положения о начислении заработной платы, премиальных;

·        документация, связанная с регулированием процесса обработки персональных данных.

Если документ относится к одной из перечисленных выше категорий, срок хранения по нему не устанавливается. Его нельзя уничтожить. Если компания нарушит закон, и документ будет утилизирован до окончания его периода хранения, либо будут уничтожены бумаги бессрочного хранения, согласно КоАП РФ, к ней будут применены штрафные санкции.

Нормы наложения штрафных санкций

Если компания уничтожит документы раньше положенного по закону времени, на нее будет наложен штраф в соответствии со статьей 13.20 КОАП РФ.

Надзорные ведомства вправе взыскать штраф как с самой организации, так и с должностного лица, ответственного за хранение документации.

Для предприятия возможно наложение штрафа до 10 тысяч руб., но не менее 5 тыс. руб. В отношении индивидуального предпринимателя и должностного лица допускается взыскание до 5 тыс. руб., но не менее 3 тыс. руб.

Размер штрафа может зависеть от типа утраченной документации. Так, если компания досрочно уничтожит первичную учетную документацию, регистры бухгалтерского учета, прочей бухгалтерии, согласно ст.15.11 КоАП РФ, эти действия квалифицируются как “грубое нарушение” с повышением размера наказания для ответственных должностных лиц до 5-10 тыс. руб., если проступок совершен впервые, и 10-20 тыс. руб. для злостных нарушителей при повторном выявлении.

Если утрачена документация, имеющая отношение к кадровому делопроизводству, устанавливается штраф от 1 до 30 тыс. руб. в рамках привлечения к административной ответственности. Если нарушителем признано предприятие, то действия квалифицируются как нарушение трудовых норм с наложением штрафа в 5-30 тыс. руб. Для предпринимателей и ответственных должностных лиц сумма взыскания – 1-5 тыс. руб.

В рамках налогового законодательства также действует ряд мер в отношении нарушителей сроков хранения отчетности. Нормы установлены в пп.1-2 ст.120 НК РФ. Так, при грубом нарушении правил хранения учетной документации, связанной с доходами, расходами, учетом налогооблагаемых объектов, возможно привлечение к ответственности с взысканием штрафа в 10 тыс. руб. для юрлиц и ИП. Если ошибки хранения документов, имеющих отношение к налогообложению, выявлены повторно, размер штрафа увеличивается до 30 тыс. руб.

Если уничтожение отчетности, включая первичную бухгалтерию, стало причиной уменьшения налогооблагаемой базы, применяется более серьезный штраф – 20 % от суммы налога, который предприятие недоплатило в бюджет или во внебюджетные фонды. Максимальный размер штрафа по данному нарушению не должен превышать 40 тыс. руб.