Любая организация обязана вести воинский учет. Тип деятельности, количество сотрудников и другие факторы роли не играют. В случае отсутствия документов компанию оштрафуют. В прошлом году сумму штрафа повысили до полумиллиона рублей. Поэтому лучше не рисковать и привести документы в порядок. Если вы еще не начинали вести учет, то самое время приступить к этому. Процесс состоит из нескольких этапов и требует совместной работы с военкоматом.
При начале ведения воинского учета важно соблюдать последовательность действий, иначе легко ошибиться, в том числе забыть создать определенный документ.
Для работы нужно использовать методические рекомендации, утвержденные Генштабом ВС РФ. В них можно найти образцы документов. Сначала нужно издать приказ о начале ведения воинского учета в компании. В документе указывают ответственное лицо. Как правило, в небольших организациях это непосредственно руководитель. Иногда обязанности передают главному бухгалтеру. В крупных компаниях назначают отдельного работника.
В Постановлении Правительства № 719 указан один важный момент. Если в компании не больше полтысячи работников, то назначить главным можно любого компетентного сотрудника. В этом случае ему оформляют совместительство. Однако для компаний, чей штат превышает пятьсот сотрудников, подобное действие недоступно.
Когда ответственное лицо находится в отпуске или на больничном, назначают заместителя. Для этого издают отдельный приказ.
Следующий этап — составление плана мероприятий с указанием периода реализации каждого пункта. Например, в течение трех недель будет составлена картотека или проведена сверка информации с военкоматом. Важно указывать реальные сроки. Нет смысла писать план с реализацией за пару дней, его все равно нужно будет утверждать.
Организация обязательно должна прикрепиться к военкомату по месту регистрации. Для этого нужно предоставить карточку учета. Образец есть в Приказе Минкульта 344-01-39-ВА. Помимо стандартных сведений об организации, нужно указать данные из свидетельства о регистрации. Потом добавляют информацию о штате сотрудников. В том числе точное количество тех, кто подлежит призыву.
Вместе с карточкой нужно сдать пакет документов. Это копия учредительных документов, приказ, план, должностная инструкция ответственного лица. Рассматриваться пакет будет определенное время. В случае нарушений план или приказ попросят исправить. Точных сроков для рассмотрения нет, и многое зависит от загрузки военкомата. После принятия пакета выдается справка для организации.
Образец карточки для военнообязанного сотрудника указан в Приказе Минобороны №700. Использовать другие формы недопустимо. Заполнение может быть на основе двух документов. Для призывников это приписное свидетельство, а для тех, кто прошел службу в армии, — военный билет. Помимо личной информации, указывают номер телефона, владение иностранными языками и наличие водительского удостоверения с перечислением категорий.
Карточку заводят при трудоустройстве. В военкомат обязательно подают информацию об этом. Действия лучше выполнять параллельно.
Вне зависимости от численности сотрудников, нужно заводить бумажную картотеку. Карточки распределяют в алфавитном порядке. Можно заполнять форму от руки или распечатывать заполненные документы. Карточки лиц, снятых с учета, хранят до момента сверки с военкоматом. Потом их можно уничтожить, перед этим составив акт.
Форма сообщения приведена в ПП № 719. В ней указывают информацию из паспорта и СНИЛС нового сотрудника. Дополнительно фиксируют должность работника. Сообщение отправляют в военкомат по месту регистрации или пребывания сотрудника, а также в военкомат, в котором организация состоит на учете. Обязательны оба уведомления.
Сообщение нужно отправить в течение 5 дней. Отсчет начинается с момента заключения трудового договора. Если сотрудник привлечен на работу по договору ГПХ, то передавать информацию не нужно.
В Постановлении Правительства № 719 изложены обязанности организации в рамках воинского учета. В частности, детали указаны в пунктах 30-32. Так, организация обязана:
● отвечать на запросы военкомата;
● создавать, обновлять и хранить карточки военнообязанных сотрудников;
● выявлять людей, которые должны быть поставлены на учет;
● отправлять информацию об увольнении военнообязанного сотрудника в военкомат;
● сверять сведения о работниках с информацией из военкомата;
● вручать повестки для сотрудников;
● соблюдать сроки предоставления информации.
На самом деле перечень не такой большой. Главное — начать вести воинский учет и составить картотеку. После чего потребуется только обновлять ее. Так, в карточке указывают семейное положение, и если оно сменилось, то этот факт фиксируют. Это касается любой информации: места жительства, должности, состояния здоровья и других моментов.
Важно соблюдать сроки подачи информации. Например, после увольнения есть пять дней для того, чтобы уведомить военкомат. Сверять информацию нужно один раз в год.
Для упрощения ведения учета можно использовать специальные возможности 1С. Благодаря автоматизации информация будет сразу переноситься в документы, а любые обновления — вноситься в карточки сотрудниках.
Помните, что проверки могут быть плановыми и неплановыми. Любое выявленное нарушение приведет к штрафу. Лучше начните вести воинский учет прямо сейчас.
Для ведения воинского учета потребуется отдельное помещение. Руководитель обязан выделить его. Для хранения документов используют железные шкафы. Расходы на покупку мебели и всего остального компания оплачивает сама.
Помимо карточек, нужно хранить отчеты, переписку с военкоматом, приказы и многое другое. Чтобы не путать и не терять документы, продумайте систему документооборота. Например, можно сделать отдельные папки. Одна будет предназначена для регламентирующих документов, вторая — для переписки, третья — для карточек.
Также потребуется журнал для учета проверок. Можно купить готовый или сделать его самостоятельно. Журнал обязательно регистрируют в службе делопроизводства компании. Его нумеруют, ставят печать организации и шнуруют.
При заполнении карточки не допускаются никакие сокращения. Если вписываются данные ручкой, то разрешены только синие или фиолетовые чернила. Почерк должен быть разборчивым, помарки и исправления не разрешаются.
Внутри картотеку можно разделить. Например, выделить офицеров запаса и призывников. Помните, что есть военнообязанные женщины. Как правило, это медики, связистки, геодезистки и другие. Уже внутри раздела раскладывают карточки в алфавитном порядке. Отдельно выделяют работников, которые подпадают под мобилизацию. В карточках ставят отметку о вручении предписаний.
Желательно отдельно хранить карточки лиц, которые состоят на учете по месту нахождения, при условии, что срок больше трех месяцев. Это нужно для упрощения ведения документооборота.
Сверять информацию с военкоматом нужно минимум 1 раз в год. Для этого нужно посетить учреждение с карточками. Информацию о проверке заносят в журнал. Сверку можно делать чаще. Особенно это актуально для больших организаций.
Важно своевременно обновлять информацию в картотеке. Любые изменения вносятся сразу. Это изменения семейного положения, образования, состояния здоровья и другие. Лучше вносить информацию сразу, чем в спешке переделывать большой объем карточек. Сведения об изменениях нужно в течение 5 дней отправить в военкомат.
Информацию при увольнении сотрудника тоже передают. Сделать это можно через личный кабинет организации на «Госуслугах».
Надо быть готовым получать повестки на сотрудников. Сообщать об этом нужно сразу. День, когда работник идет в военкомат, оплачивается.
При трудоустройстве работник должен предоставить пакет документов. Однако в ТК РФ нет требования о том, что нужен военный билет или приписное свидетельство. Если документ отсутствует, то отказать в приеме нельзя. Можно только сделать выговор.
Если в приписном свидетельстве или военном билете обнаружены ошибки или неточности, то сообщить об этом нужно в военкомат. То же самое стоит сделать при подозрении на подделку документов. Самостоятельно разбираться с сотрудником не надо.
В 2024 году начнет работать электронный реестр повесток. Пока непонятно, как будет реализовываться процесс вручения уведомления. По всей видимости, работодатель о нем узнает и поставит в известность сотрудника.
В случае любых вопросов нужно обращаться к методическим указаниям по ведению воинского учета. Благодаря разработанным формам заполнять документы просто. Не забывайте следить за изменениями в законодательстве. Так можно будет избежать проблем в дальнейшем.
Подпишитесь на наше сообщество Вконтакте (БухУчет отчетность кадры 1С:БухОбслуживание"ЛИТ" ) и будьте в курсе всех актуальных изменений, связанных с бухгалтерским и налоговым учетом.
