Одна из наиболее востребованных подсистем программы 1С:ERP – «Закупки». Эта составляющая процесса управления предприятием позволяет автоматизировать выполнение всех процессов, формировать прогнозы на спрос по всем позициям. При таком подходе удается поддерживать оптимальный запас материалов, необходимых для организации бесперебойного производственного процесса, оперативной реализации выпускаемых товаров.
При использовании в работе функционала программы 1С:ERP удается сократить время, необходимое на обработку каждого заказа, его подготовку, снизить до минимума вероятность ошибки при прогнозировании. При этом все документы, которые могут потребоваться в процессе, размещены в разделе «Закупки» программы, что позволяет существенно упростить работу с ними, повысив эффективность работы сотрудников, отвечающих за данное направление.
Основные функции подсистемы «Закупки»
Пользователям в подсистеме «Закупки» открывается возможность автоматизировать следующие процессы в рамках управления предприятием:
· контроль сроков поставки;
· отслеживание взаимозачетов с поставщиками предприятия;
· регистрация условий сотрудничества с поставщиками, контроль выполнения обязательств сторонами договора;
· анализ причин сбоев в поставках, невыполнения обязательств.
Параметры ведения учета в каждом случае пользователь настраивает самостоятельно. Для этого достаточно зайти в соответствующий раздел во вкладке «НСИ и администрирование».
Управление запасами с помощью 1С:ERP
Программа 1С:ERP позволяет управлять запасами предприятия в зависимости от характеристик конкретной позиции, ее востребованности по следующим схемам:
· планирование закупки в случае необходимости длительного ожидания поставок;
· поддержание определенного запаса, достаточного для стабильной работы предприятия, при коротких сроках поставки;
· покупка определенных товаров под заказ.
В «НСИ и администрирование» для настройки опции указаны все необходимые позиции. Чтобы их расширить, достаточно зайти в раздел «Обеспечение потребностей» во вкладке «Склад и доставка». В результате у пользователя появляется возможность получения интересующих его данных в расширенном или упрощенном варианте.
При упрощенном определении потребностей предприятия будут сформированы заказы поставщикам, в качестве основания для них берется информация по поддержанию на складе необходимой для работы номенклатуры товаров и данных об отгрузке. В расширенном варианте появляется возможность применения различных схем, позволяющих учитывать такие факторы, как сроки поставки, интервалы между ними, потребность в определенных позициях.
Управление закупками в данном случае требует настройки. Во вкладке «НСИ и администрирование» размещены справочники «Склады и магазины» и «Номенклатура». В каждой из них пользователь устанавливает соответствующие настройки, отражающие требования к «Способам обеспечения потребностей» и «Параметрам поддержания запаса».
В качестве примера приводим следующий вариант настройки. Во вкладке «Склады и магазины» это будет выглядеть следующим образом:
Для раздела «Номенклатура» настройка выполняется так:
Во вкладке «Параметры поддержания запасов» (она расположена в разделе «Склады и магазины») у пользователя есть возможность для каждой позиции определить оптимальный метод, позволяющий в нужный момент времени в необходимом предприятию объеме сформировать заказ на поставку.
В рамках управления закупками предприятия с помощью программы 1C:ERP есть возможность выбора метода обеспечения запасов. В зависимости от особенностей товара, при настройке доступны следующие варианты:
· по установленной для данной позиции норме;
· по минимальным и максимальным показателям;
· по статистике;
· с формированием страхового запаса для обеспечения непрерывного производственного процесса;
· для обеспечения отгрузки по заказам.
Также для оптимизации процесса управления запасами предлагается возможность настроить способы закрытия потребности, возможные источники по каждой позиции номенклатуры с указанием сроков и объема закупки. Для перехода к этой функции из вкладок «Номенклатура» и «Склад и магазины» необходимо зайти в «Способы обеспечения потребностей».
При использовании данной опции у пользователя появляется возможность для выбранной позиции номенклатуры сформировать следующие настройки:
· срок исполнения заказа по транспортировке, поставке;
· способ удовлетворения потребности предприятия (это может быть перемещение, производство своими силами или с привлечением подрядной организации, закупка, сборка);
· период времени, на который предприятие будет обеспечено по данной позиции необходимым для работы ресурсом;
· гарантированный срок, в течение которого должна быть выполнена отгрузка.
При этом принцип формирования таких заказов может быть плановым, регулярным или привязанным к фиксированным датам.
В итоге у пользователей 1C:ERP в данной подсистеме появляется возможность создания единого механизма управления запасами с выбором оптимального способа их пополнения. В рамках управления предприятием автоматизация данного направления позволяет существенно упростить все процессы, сократив нагрузку на персонал, исключив вероятность влияния человеческого фактора на качество и своевременность принятия подобных решений.
Поставщики и цены
Одним из важных направлений в управлении закупками является регистрация условий, по которым они выполняются, правил сотрудничества, зафиксированных при заключении договоров. Для автоматизации этого процесса в разделе предусмотрена вкладка «Соглашения с поставщиками».
У пользователя программы появляется возможность автоматизировать процесс формирования базы с ценами действующих поставщиков и их конкурентов на рынке. Это значительно упрощает процесс анализа ситуации, сравнения предлагаемых условий.
Возможны ситуации, когда номенклатура у предприятия и компании-поставщика не совпадает по одной и той же позиции. Решением вопроса в таком случае может стать включение функции, при помощи которой программа будет использовать для работы один из вариантов формулировки. Чаще всего в этом случае задают в настройке команду об использовании для анализа номенклатуры поставщика.
Такой же подход к настройке программы управления предприятием помогает учитывать нюансы сотрудничества с разными компаниями, у которых производится закупка по одинаковым номенклатурным позициям. Использование базы поставщиков будет оптимальным решением и в ситуации, когда планируется загрузка номенклатуры из прайса поставщика.
Для решения этой задачи в разделе «НСИ и администрирование» предусмотрена вкладка «Настройка НСИ и разделов». После перехода в нее откроется возможность входа в «Номенклатуру».
У пользователей есть возможность выбрать оптимальный для себя способ внесения данных в базу. При использовании программы выполнять такую работу можно вручную, при загрузке прайса, предоставленного поставщиком, или документа по заказу товара. Чтобы получить доступ к «Номенклатуре поставщика», в карточке контрагента предусмотрена кнопка «Еще».
В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда на предприятии позиция по заказу обозначена как «Мойка С-789», в то же время поставщик в документации указывает ее как «Мойка С-789. Металлическая». С использованием функции «Номенклатура поставщика» проблем с автоматизацией процессов не возникнет.
Также пользователям доступна функция «Регистрация цен поставщиков». Данные можно фиксировать с помощью прайс-листов, используя для решения этой задачи рабочее место в разделе «Закупки», или на основании созданного заказа. Для загрузки можно использовать внешний файл, при необходимости изменить указанные ранее показатели.
«Регистрация цен поставщика» предусматривает автоматическое формирование документа с обновленными данными. Для перехода к нему программой предусмотрена гиперссылка с рабочего места пользователя «Изменение цен».В функционал программы управления предприятием входит не только формирование баз с ценами, но и анализ предложений других компаний, сравнение их условий. Результаты такой работы оформляются в виде отчетов, которые помогут принять обоснованное решение по закупке при заказе для сотрудничества на наиболее выгодных условиях.
Отдельным направлением в функционале 1С:ERP является формирование отчетности по совершенным закупкам. Соответствующий раздел открывает доступ к автоматически составленным документам. В качестве примера стоит проанализировать отчет «Условия закупок», в котором собраны данные по одной из позиций при сотрудничестве с различными компаниями. В результате пользователь получает анализ цен по каждой из позиций для принятия окончательного решения.
Информация достаточно наглядно представлена, для удобства работы с документом самая низкая стоимость выделяется зеленой заливкой.
Настройки заказов поставщикам в 1С:ERP
Для формирования заказа в программе управления предприятием 1С:ERP нужно включить опцию «Заказы поставщикам» или «Поступление по нескольким заказам».
Также в доступный пользователям функционал входит:
· внесение корректив в совершенные приобретения;
· контроль поступлений;
· регистрация причины, по которой заказ был отменен;
· формирование запросов коммерческих предложений;
· согласование условий заказа отдельно по финансовой, ценовой, логистической, коммерческой части.
Чтобы автоматизировать контроль процесса обработки по таким договорам, достаточно включить соответствующую функцию в разделе «Статусы документов».
В момент изменения статуса в программе будет отображена соответствующая информация.
В разделе «Документы закупок» пользователям предлагается доступ к следующим функциям по оформлению актов:
· о поступлении товара;
· о товарах, которые находятся в пути;
· о расхождении, возвратах;
· о неотфактурованных поставках;
· о приемке на хранение.
Для формирования в программе «Заказа поставщикам» необходимо перейти в соответствующую вкладку раздела «Закупки».
Формировать заказ можно несколькими способами. Выбор зависит от особенностей товарной позиции, характера ее применения на предприятии. Это можно сделать в виде нового документа, взять за основу соответствующие позиции плана, потребности предприятия.
В ситуации, когда оформление документов выполняется с использованием номенклатуры поставщика, можно использовать собственную базу или данные компании, у которой будет сделан заказ.
При регистрации цен поставщиков есть возможность на этапе оформления заказа проанализировать предложенные цены, сравнить их с другими компаниями. Для этого во вкладке «Отчеты» предусмотрена функция «Анализ цен».
Пользователь получает автоматически сформированный отчет, в котором указаны цены по каждой позиции у разных поставщиков. Минимальная стоимость выделена цветом.
Огромное значение в сфере управления закупками имеет постоянный контроль выполнения всеми участниками договора предварительно согласованных условий. Это помогает избежать большей части связанных с этим нештатных ситуаций на предприятии. Для автоматизации этого бизнес-процесса в программе предусмотрена возможность формирования отчета «Отклонение от условий закупок».
Данная опция работает так, чтобы при выявленных системой нарушениях было невозможно проведение документа. Программа укажет позиции, по которым были выявлены несоответствия.
Отчетная документация по складу включает в себя документы о планах поступлений. Для ознакомления необходимо зайти во вкладку «Отчеты по складу» в разделе «Склад и доставка». Наиболее востребованными функциями в этом плане становятся «Товарный календарь» и «Анализ и доступность товара».
По результатам анализа плана поступлений, имеющихся на складе остатков, доступных к использованию товаров формируется сводная таблица.
Чтобы получить отчет, сформированный с привязкой к датам, нужно зайти в «Торговый календарь», отображающий данные по плановому и фактическому остатку.
Если в системе статус документа обозначен как «Готов к поступлению», для пользователя открыт доступ к оформлению.
Как оформить поступление товаров
Программой 1C:ERP предусмотрена возможность использования нескольких способов оформления поступлений. Выбор зависит от схемы закупки, методов учета.
Вариант 1
«Накладные к оформлению» – вкладка, в которой можно оформить поступление, если заказ был заранее оформлен в системе.
Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку на основании конкретного заказа.
Все данные заполняются на основании ранее сформированного заказа.
Вариант 2
Данный способ актуален при использовании в работе ордерной системы. В этом случае оформление происходит на основании фактической приемки. Для этого необходимо нажать кнопку «Поступление товаров и услуг». Также может возникнуть необходимость в оформлении акта о расхождениях, который можно составить здесь же.
Вариант 3
Без предварительного оформления в программе заказа оформление производится во вкладке «Документы закупки все». Для этого потребуется заполнить всю необходимую информацию. Соответствующие графы появятся при нажатии кнопки «Создать». После этого достаточно выбрать тип документа.
Перечисленные возможности автоматизации закупок с помощью 1C:ERP используются при управлении предприятием чаще всего. Но это не полный перечень доступных пользователям функций. При этом программа предлагает неизменно понятную схему составления заказов, формирования отчетности, широкий набор необходимых для этого инструментов.