Поиск Москва
Опубликовано:
20.07.2024
Раздел:
Вернуться в раздел

1С ERP 8 подсистема Закупки: особенности, возможности, преимущества

Одна из наиболее востребованных подсистем программы 1С:ERP – «Закупки». Эта составляющая процесса управления предприятием позволяет автоматизировать выполнение всех процессов, формировать прогнозы на спрос по всем позициям. При таком подходе удается поддерживать оптимальный запас материалов, необходимых для организации бесперебойного производственного процесса, оперативной реализации выпускаемых товаров.

Одна из наиболее востребованных подсистем программы 1С:ERP – «Закупки». Эта составляющая процесса управления предприятием позволяет автоматизировать выполнение всех процессов, формировать прогнозы на спрос по всем позициям. При таком подходе удается поддерживать оптимальный запас материалов, необходимых для организации бесперебойного производственного процесса, оперативной реализации выпускаемых товаров.

При использовании в работе функционала программы 1С:ERP удается сократить время, необходимое на обработку каждого заказа, его подготовку, снизить до минимума вероятность ошибки при прогнозировании. При этом все документы, которые могут потребоваться в процессе, размещены в разделе «Закупки» программы, что позволяет существенно упростить работу с ними, повысив эффективность работы сотрудников, отвечающих за данное направление.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества.png


Основные функции подсистемы «Закупки»

Пользователям в подсистеме «Закупки» открывается возможность автоматизировать следующие процессы в рамках управления предприятием:

·       контроль сроков поставки;

·       отслеживание взаимозачетов с поставщиками предприятия;

·       регистрация условий сотрудничества с поставщиками, контроль выполнения обязательств сторонами договора;

·       анализ причин сбоев в поставках, невыполнения обязательств.

Параметры ведения учета в каждом случае пользователь настраивает самостоятельно. Для этого достаточно зайти в соответствующий раздел во вкладке «НСИ и администрирование».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_1.png


Управление запасами с помощью 1С:ERP

Программа 1С:ERP позволяет управлять запасами предприятия в зависимости от характеристик конкретной позиции, ее востребованности по следующим схемам:

·       планирование закупки в случае необходимости длительного ожидания поставок;

·       поддержание определенного запаса, достаточного для стабильной работы предприятия, при коротких сроках поставки;

·       покупка определенных товаров под заказ.

В «НСИ и администрирование» для настройки опции указаны все необходимые позиции. Чтобы их расширить, достаточно зайти в раздел «Обеспечение потребностей» во вкладке «Склад и доставка». В результате у пользователя появляется возможность получения интересующих его данных в расширенном или упрощенном варианте.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_3.png


При упрощенном определении потребностей предприятия будут сформированы заказы поставщикам, в качестве основания для них берется информация по поддержанию на складе необходимой для работы номенклатуры товаров и данных об отгрузке. В расширенном варианте появляется возможность применения различных схем, позволяющих учитывать такие факторы, как сроки поставки, интервалы между ними, потребность в определенных позициях.

Управление закупками в данном случае требует настройки. Во вкладке «НСИ и администрирование» размещены справочники «Склады и магазины» и «Номенклатура». В каждой из них пользователь устанавливает соответствующие настройки, отражающие требования к «Способам обеспечения потребностей» и «Параметрам поддержания запаса».

В качестве примера приводим следующий вариант настройки. Во вкладке «Склады и магазины» это будет выглядеть следующим образом:


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_4.png


Для раздела «Номенклатура» настройка выполняется так:


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_5.png


Во вкладке «Параметры поддержания запасов» (она расположена в разделе «Склады и магазины») у пользователя есть возможность для каждой позиции определить оптимальный метод, позволяющий в нужный момент времени в необходимом предприятию объеме сформировать заказ на поставку.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_6.png


В рамках управления закупками предприятия с помощью программы 1C:ERP есть возможность выбора метода обеспечения запасов. В зависимости от особенностей товара, при настройке доступны следующие варианты:

·       по установленной для данной позиции норме;

·       по минимальным и максимальным показателям;

·       по статистике;

·       с формированием страхового запаса для обеспечения непрерывного производственного процесса;

·       для обеспечения отгрузки по заказам.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_7.png


Также для оптимизации процесса управления запасами предлагается возможность настроить способы закрытия потребности, возможные источники по каждой позиции номенклатуры с указанием сроков и объема закупки. Для перехода к этой функции из вкладок «Номенклатура» и «Склад и магазины» необходимо зайти в «Способы обеспечения потребностей».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_8.png


При использовании данной опции у пользователя появляется возможность для выбранной позиции номенклатуры сформировать следующие настройки:

·       срок исполнения заказа по транспортировке, поставке;

·       способ удовлетворения потребности предприятия (это может быть перемещение, производство своими силами или с привлечением подрядной организации, закупка, сборка);

·       период времени, на который предприятие будет обеспечено по данной позиции необходимым для работы ресурсом;

·       гарантированный срок, в течение которого должна быть выполнена отгрузка.

При этом принцип формирования таких заказов может быть плановым, регулярным или привязанным к фиксированным датам.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_9.png


В итоге у пользователей 1C:ERP в данной подсистеме появляется возможность создания единого механизма управления запасами с выбором оптимального способа их пополнения. В рамках управления предприятием автоматизация данного направления позволяет существенно упростить все процессы, сократив нагрузку на персонал, исключив вероятность влияния человеческого фактора на качество и своевременность принятия подобных решений.


Поставщики и цены

Одним из важных направлений в управлении закупками является регистрация условий, по которым они выполняются, правил сотрудничества, зафиксированных при заключении договоров. Для автоматизации этого процесса в разделе предусмотрена вкладка «Соглашения с поставщиками».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_10.png


У пользователя программы появляется возможность автоматизировать процесс формирования базы с ценами действующих поставщиков и их конкурентов на рынке. Это значительно упрощает процесс анализа ситуации, сравнения предлагаемых условий.

Возможны ситуации, когда номенклатура у предприятия и компании-поставщика не совпадает по одной и той же позиции. Решением вопроса в таком случае может стать включение функции, при помощи которой программа будет использовать для работы один из вариантов формулировки. Чаще всего в этом случае задают в настройке команду об использовании для анализа номенклатуры поставщика.

Такой же подход к настройке программы управления предприятием помогает учитывать нюансы сотрудничества с разными компаниями, у которых производится закупка по одинаковым номенклатурным позициям. Использование базы поставщиков будет оптимальным решением и в ситуации, когда планируется загрузка номенклатуры из прайса поставщика.

Для решения этой задачи в разделе «НСИ и администрирование» предусмотрена вкладка «Настройка НСИ и разделов». После перехода в нее откроется возможность входа в «Номенклатуру».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_11.png

 


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_12.png


У пользователей есть возможность выбрать оптимальный для себя способ внесения данных в базу. При использовании программы выполнять такую работу можно вручную, при загрузке прайса, предоставленного поставщиком, или документа по заказу товара. Чтобы получить доступ к «Номенклатуре поставщика», в карточке контрагента предусмотрена кнопка «Еще».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_13.png


В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда на предприятии позиция по заказу обозначена как «Мойка С-789», в то же время поставщик в документации указывает ее как «Мойка С-789. Металлическая». С использованием функции «Номенклатура поставщика» проблем с автоматизацией процессов не возникнет.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_14.png


Также пользователям доступна функция «Регистрация цен поставщиков». Данные можно фиксировать с помощью прайс-листов, используя для решения этой задачи рабочее место в разделе «Закупки», или на основании созданного заказа. Для загрузки можно использовать внешний файл, при необходимости изменить указанные ранее показатели.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_15.png


«Регистрация цен поставщика» предусматривает автоматическое формирование документа с обновленными данными. Для перехода к нему программой предусмотрена гиперссылка с рабочего места пользователя «Изменение цен».В функционал программы управления предприятием входит не только формирование баз с ценами, но и анализ предложений других компаний, сравнение их условий. Результаты такой работы оформляются в виде отчетов, которые помогут принять обоснованное решение по закупке при заказе для сотрудничества на наиболее выгодных условиях.

Отдельным направлением в функционале 1С:ERP является формирование отчетности по совершенным закупкам. Соответствующий раздел открывает доступ к автоматически составленным документам. В качестве примера стоит проанализировать отчет «Условия закупок», в котором собраны данные по одной из позиций при сотрудничестве с различными компаниями. В результате пользователь получает анализ цен по каждой из позиций для принятия окончательного решения.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_16.png


Информация достаточно наглядно представлена, для удобства работы с документом самая низкая стоимость выделяется зеленой заливкой.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_17.png


Настройки заказов поставщикам в 1С:ERP

Для формирования заказа в программе управления предприятием 1С:ERP нужно включить опцию «Заказы поставщикам» или «Поступление по нескольким заказам».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_18.png


Также в доступный пользователям функционал входит:

·       внесение корректив в совершенные приобретения;

·       контроль поступлений;

·       регистрация причины, по которой заказ был отменен;

·       формирование запросов коммерческих предложений;

·       согласование условий заказа отдельно по финансовой, ценовой, логистической, коммерческой части.

Чтобы автоматизировать контроль процесса обработки по таким договорам, достаточно включить соответствующую функцию в разделе «Статусы документов».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_19.png


В момент изменения статуса в программе будет отображена соответствующая информация.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_20.png


В разделе «Документы закупок» пользователям предлагается доступ к следующим функциям по оформлению актов:

·       о поступлении товара;

·       о товарах, которые находятся в пути;

·       о расхождении, возвратах;

·       о неотфактурованных поставках;

·       о приемке на хранение.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_21.png


Для формирования в программе «Заказа поставщикам» необходимо перейти в соответствующую вкладку раздела «Закупки».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_22.png


Формировать заказ можно несколькими способами. Выбор зависит от особенностей товарной позиции, характера ее применения на предприятии. Это можно сделать в виде нового документа, взять за основу соответствующие позиции плана, потребности предприятия.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_23.png


В ситуации, когда оформление документов выполняется с использованием номенклатуры поставщика, можно использовать собственную базу или данные компании, у которой будет сделан заказ.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_24.png


При регистрации цен поставщиков есть возможность на этапе оформления заказа проанализировать предложенные цены, сравнить их с другими компаниями. Для этого во вкладке «Отчеты» предусмотрена функция «Анализ цен».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_25.png


Пользователь получает автоматически сформированный отчет, в котором указаны цены по каждой позиции у разных поставщиков. Минимальная стоимость выделена цветом.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_26.png


Огромное значение в сфере управления закупками имеет постоянный контроль выполнения всеми участниками договора предварительно согласованных условий. Это помогает избежать большей части связанных с этим нештатных ситуаций на предприятии. Для автоматизации этого бизнес-процесса в программе предусмотрена возможность формирования отчета «Отклонение от условий закупок».

Данная опция работает так, чтобы при выявленных системой нарушениях было невозможно проведение документа. Программа укажет позиции, по которым были выявлены несоответствия.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_27.png


Отчетная документация по складу включает в себя документы о планах поступлений. Для ознакомления необходимо зайти во вкладку «Отчеты по складу» в разделе «Склад и доставка». Наиболее востребованными функциями в этом плане становятся «Товарный календарь» и «Анализ и доступность товара».


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_28.png


По результатам анализа плана поступлений, имеющихся на складе остатков, доступных к использованию товаров формируется сводная таблица.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_29.png


Чтобы получить отчет, сформированный с привязкой к датам, нужно зайти в «Торговый календарь», отображающий данные по плановому и фактическому остатку.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_30.png


Если в системе статус документа обозначен как «Готов к поступлению», для пользователя открыт доступ к оформлению.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_31.png


Как оформить поступление товаров

Программой 1C:ERP предусмотрена возможность использования нескольких способов оформления поступлений. Выбор зависит от схемы закупки, методов учета.


Вариант 1

«Накладные к оформлению» – вкладка, в которой можно оформить поступление, если заказ был заранее оформлен в системе.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_32.png


Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку на основании конкретного заказа.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_33.png


Все данные заполняются на основании ранее сформированного заказа.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_34.png


Вариант 2

Данный способ актуален при использовании в работе ордерной системы. В этом случае оформление происходит на основании фактической приемки. Для этого необходимо нажать кнопку «Поступление товаров и услуг». Также может возникнуть необходимость в оформлении акта о расхождениях, который можно составить здесь же.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_35.png


Вариант 3

Без предварительного оформления в программе заказа оформление производится во вкладке «Документы закупки все». Для этого потребуется заполнить всю необходимую информацию. Соответствующие графы появятся при нажатии кнопки «Создать». После этого достаточно выбрать тип документа.


1С ERP 8 подсистема Закупки особенности, возможности, преимущества_36.png


Перечисленные возможности автоматизации закупок с помощью 1C:ERP используются при управлении предприятием чаще всего. Но это не полный перечень доступных пользователям функций. При этом программа предлагает неизменно понятную схему составления заказов, формирования отчетности, широкий набор необходимых для этого инструментов.

Остались вопросы? Мы ответим
Если у вас остались вопросы или возникли трудности в настройке программы 1С, мы всегда готовы помочь.
Просто позвоните нам по номеру: +7 (499) 322-05-54 или оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение 30 минут.
Наши эксперты ответят на все интересующие вас вопросы и помогут решить любые сложности, с которыми вы столкнулись