Эффективность планирования, разработки стратегии развития предприятия независимо от характера его деятельности напрямую зависит от точности оценки его финансового состояния, контроля движения средств, точности принятых бизнес-решений. Грамотное составление бюджета – один из решающих факторов, позволяющих успешно реализовать подобные задачи.
Процесс его формирования предусматривает планирование финансово-экономических показателей для каждого из подразделений и всей компании в целом. Он разрабатывается на определенный временной интервал, для которого четко устанавливаются параметры, позволяющие оценить эффективность выполнения поставленных задач. В процессе оценивается разница между прогнозируемыми показателями и фактическими, на основании сделанных выводов принимаются соответствующие решения.
Задачи бюджетирования
Основная цель составления бюджета – создание условий для предсказуемого роста или обеспечения стабильной ситуации в работе компании. В связи с этим в процессе составления программы финансового управления выполняются следующие задачи:
· составление планов по каждому из бизнес-направлений на определенный временной промежуток по доходам/расходам, движению финансовых потоков, прогнозируемых экспертами данных на конец указанного периода;
· формирование бюджетной политики для каждого из функционирующих в рамках предприятия подразделений для обеспечения их согласованной работы независимо от внешних факторов;
· оперативный мониторинг работы компании, контроль реализации запланированных проектов, фиксация фактических финансовых показателей, позволяющих сделать вывод о внесении оперативных изменений в работу;
· своевременное принятие управленческих решений, которые позволяют скорректировать направление деятельности, движение финансовых потоков для улучшения экономической ситуации.
От точности бюджетирования напрямую зависит возможность составления различных сценариев развития предприятия, повышения его экономических показателей, снижение до минимума вероятности финансовых потерь. На его основе специалистам в разы проще моделировать различные сценарии развития событий, разрабатывать стратегию по устранению негативных последствий, которые могут возникнуть под влиянием внешних или внутренних факторов.
Особенности бюджетирования с 1С ERP
У пользователей 1С:ERP есть возможность автоматизации большинства процессов с помощью предусмотренных функционалом программы опций. Для их успешного использования необходимо ознакомиться со справочниками, документами, которые позволяют отслеживать все перемещения денежных потоков в процессе работы предприятия.
Для получения доступа к опции достаточно подключить ее в разделе настроек во вкладке «НСИ и администрирование».
На первом этапе программой предлагается создание модели бюджетирования. В результате пользователь получает возможность получить объединенные данные, которые включают в себя все отчеты и формы бюджетов. Для каждого из структурных подразделений формируется отдельная информация, позволяющая получить необходимую для распределения финансов и оценки эффективности их использования отчетность.
Особое внимание уделяется регламентированию всех процессов, настройке допустимых лимитов, позволяющих автоматизировано контролировать расходование средств. При условии, что в настройках выбрана возможность явного утверждения документов, действующий статус для рассматриваемой модели, она будет считаться созданной.
После этого можно переходить к созданию сценария. Для этого потребуется перейти в соответствующую вкладку. В зависимости от специфики работы предприятия для эффективного планирования сотрудникам финансового подразделения может потребоваться несколько сценариев – разделителей, которые позволяют получить данные с учетом возможного влияния на деятельность компании внешних или внутренних факторов.
В результате чаще всего создается квартальный документ, его аналог, учитывающий негативное развитие событий, стратегическое планирование деятельности. Также обязательной составляющей становится формирование сценария на основании фактических данных, документа, в котором фиксируется точность исполнения бюджета, что необходимо для контроля денежных потоков.
При создании основного сценария также обязательно указывается валюта, в которой будут производиться расчеты, ее курс с учетом прогнозируемых данных на выбранный отчетный период.
Также для бюджетирования обязателен в использовании справочник «Показатели». Именно в нем будут определены итоговые данные по каждой из категорий финансового документа, приводятся суммы доходов/расходов, количество выпускаемой/реализуемой продукции. За основу для расчетов будет взят фактический оборот предприятия. Впоследствии программа позволит настроить и отслеживать связи между конкретной статьей бюджета и каждым из таких показателей. В итоге будет задан коэффициент, который показывает степень влияния таких факторов. Полученные данные помогут менеджерам оперативно принимать оптимальные управленческие решения для уменьшения или увеличения такого воздействия.
В качестве настроек можно использовать до 6 различных аналитических показателей. В них, как правило, входят направления деятельности предприятия, задействованные в бизнес-процессах контрагенты, выполняемые компанией договоры. В зависимости от особенностей анализируемой позиции учет можно вести в денежном или количественном выражении.
Процесс получения фактических показателей в работе можно настроить отдельно. Для этого нужно установить связи между статьей бюджета и финансовыми или производственными показателями. При этом стоит учитывать, что статьи бюджета – базовая информация, которая позволяет в итоге сформировать структуру документа. Для ее формирования потребуется введение определенных правил, позволяющих системе вычислить финансовые параметры.
В качестве источников используются следующие данные:
· информация по оперативному учету выполненных хозяйственных операций (активы, пассивы, при учете которых выбирается коэффициент «-1»);
· оборотные показатели международного/регламентированного учета из соответствующих регистров;
· произвольные параметры, которые могут повлиять на результат аналитики;
· компоновочная схема, которая служит основой конструктора сбора информации по системным регистрам.
Чтобы зафиксировать связь между статьями бюджета с его параметрами, также потребуется настройка программы. Для выбора достаточно зайти во вкладку «Зависимые показатели».
После настройки всех показателей и определения их связи со статьями бюджета предприятия рекомендуется проверка сбалансированности всех указанных параметров. Для этого достаточно сформировать «Отчет по бюджетированию». При правильной настройке показателей должно соблюдаться равенство между пассивами и активами в прогнозном балансе.
После окончания всех процедур, связанных с настройкой и созданием параметров, можно переходить непосредственно к бюджетированию. Для этого во вкладке со справочниками нужно зайти в «Виды бюджетов». Они включают в себя плановые и отчетные показатели, которые позволяют оценить работу предприятия, сравнивая каждый из параметров для оценки. Плановые показатели в рамках бюджета, сформированного для контроля движения денежных средств, вводятся в систему после установки флажка в соответствующей области.
Во вкладке «Структура бюджета» предусмотрена возможность выбора элементов, расположенных в левой части. Чтобы сформировать собственную схему, их переносят в правую часть. Начинать стоит с «Таблицы». При ее формировании нужно выбрать оптимальный тип, определяющий конфигурацию и характер распределения показателей.
После этого из «Измерения» нужно перенести данные о периоде формирования бюджета.
Отдельной настройки требует показатель «Денежные средства». Системой предусмотрена форма для редактирования. Она необходима, чтобы при формировании отчетности по заданным пользователем правилам (одному или нескольким) были получены фактические данные по выбранному показателю.
После окончания данного этапа в структуру добавляют «Группы», «Суммы», заложенные в бюджет, соответствующие им «Статьи».
Каждый из денежных потоков, контролируемых в рамках бюджета, для выполнения корректных расчетов требует в «Расходе» получения отрицательного показателя. С учетом этого факта в «Оплате поставщикам» необходимо подтвердить использование обратного знака, отметив соответствующую функцию.
Все ранее выбранные параметры для ввода аналитических данных также стоит добавить на данном этапе, чтобы получить более детальный план. Это можно сделать в блоке «Измерение». При этом открываются формы для выбора всех задействованных позиций.
В итоге будет получена структура бюджета, которая позволит использовать ПО для автоматизированного планирования и формирования финансовой отчетности. Если предложенный программой вид устраивает, предлагается подтвердить это нажатием кнопки «Записать».
Впоследствии пользователям предлагается заполнить экземпляр бюджета. Для каждого из последующих документов нужно создавать новый.
Нажатием кнопки «Пересчитать» можно получить итоговые показатели по каждой из позиций.
После внесения всех данных пользователю нужно вернуться во вкладку «Основное» для изменения статуса документа на «Утвержден». После этого сформированные параметры будут учитываться системой 1С:ERP. По аналогии создается бюджет доходов/расходов.
Особенность процесса создания Прогнозного баланса заключается в отсутствии выполнения этапа, предусматривающего установку флажка в ячейке «использовать для ввода плана». В данном случае потребуются только показатели, значением каждого из которых станет «Конечный остаток».
Для выбора сценария для отдельного подразделения или всей организации потребуется выбрать соответствующую опцию в настройках.
Окончательный вариант будет выглядеть следующим образом.
При этом важно контролировать точность соблюдения активов и пассивов. Только в этом случае можно говорить о корректности создания документа.
На практике использование специализированного ПО при составлении бюджета пока активно используется в основном в работе крупных предприятий. Это объясняется большими объемами данных для анализа, значительным числом параметров, статей бюджета, которые необходимо учитывать специалистам финансового подразделения.
Такая работа неизбежно приводит к формированию сложных схем, обработка которых без автоматизации будет занимать большое количество времени. При этом должной точности составленных отчетных и плановых документов добиться удается далеко не всегда.
Как перейти от таблиц к 1С ERP
Небольшие предприятия также постепенно переходят к использованию в работе 1С:ERP. Процесс проходит медленнее. Основной причиной этого становится нежелание менять подход к работе или организовывать обучение персонала. При использовании таблиц для составления бюджета в каждом конкретном случае необходимо проанализировать возможность автоматизации.
Переносом таблиц без изменений в большинстве случаев не удается добиться точного результата. Часто возникают нестыковки. Больше всего проблем в этом отношении возникает в ситуации, когда при формировании бюджета частично фактические показатели работы предприятия собирались сотрудниками в ручном режиме.
Поэтому в большинстве случаев требуется полная или частичная модификация системы с поэтапным вводом информации путем разделения каждого процесса на составляющие. В итоге удается получить полностью автоматизированную систему сбора данных с расширенным функционалом для формирования отчетов, возможностью организации оперативного контроля каждого из показателей.
Как организовать автоматизацию с нуля
В условиях отсутствия системы бюджетирования стоит начать с использования в работе простых моделей и небольшого количества базовых форм. При таком подходе у оператора появится возможность для постепенного освоения ПО, его функционала, возможностей. Впоследствии можно расширять процесс за счет усложнения схемы, включения лимитов. Также при таком подходе появляется возможность оперативно разрабатывать документ для любого отчетного периода.
Поэтапно можно доводить систему для использования при формировании бюджета всех доступных данных, чтобы получить максимально точный детализованный документ. Кроме того, появляется возможность формирования отчетности, прогнозов с использованием в качестве основы нескольких сценариев. Такой подход позволит предприятию предусмотреть любой вариант развития событий, уверенно удерживая экономическую ситуацию под контролем.
В каждом отдельном случае потребуется индивидуальный подход к решению задачи по автоматизации бюджетирования. Система 1С:ERP обеспечивает максимальный набор доступных функций для получения необходимой для принятия оперативных решений отчетной документации, формирования стратегии развития предприятия. Именно поэтому большинство пользователей, использующих до этого другие средства автоматизации, как показывает практика, переходят именно на 1С.