Бюджетирование – это процедура составления/ принятия бюджетов, предназначенная для корректного распределения финансовых ресурсов, которая позволяет официальному руководству компании принимать правильные управленческие решения на основе полученных данных.
В системе 1С: ERP предусмотрен соответствующий блок, который посвящен именно бюджетированию. Ему всегда уделяется много внимания. И сегодня мы тоже не обойдем его стороной.
В данной статье нами будут рассмотрены важнейшие аспекты использования системы бюджетирования на примере создания следующих бюджетов:
1. БДДС.
2. БДР.
3. ПБ.
Рассматриваться будут именно вышеперечисленные бюджеты, так как они позволяют специалистам получать основную информацию о финансовом состоянии организаций.
· БДДС – отражает информацию о движении средств;
· БДР – выводит данные о прибыльности или рентабельности компании;
· ПБ подчеркивает взаимосвязь вышеупомянутых бюджетов – позволяет понять, какими финансовыми ресурсами располагает предприятие, и как можно правильно ими воспользоваться.
Все вышеперечисленные бюджеты играют важную роль в финансовом управлении предприятием. Рассмотрим их преимущества подробнее.
Бюджет движения денежных средств (БДДС):
1. Позволяет планировать и контролировать поступления денежных средств и расходы.
2. Отражает актуальную информацию о движении средств на предприятии.
3. Помогает управлять ликвидностью.
4. Позволяет оптимизировать расходы.
5. Предоставляет возможность принимать эффективные решения по распределению и использованию денежных средств.
Бюджет доходов и расходов (БДР):
1. Позволяет оценивать прибыльность и рентабельность.
2. Помогает отслеживать соотношение выручки и расходов.
3. Позволяет прогнозировать финансовые результаты.
4. Помогает определить экономическую эффективность предприятия и его конкурентоспособность.
5. Позволяет определить причины снижения прибыли/доходов.
Прогнозный баланс (ПБ):
1. Позволяет руководству правильно распределить финансовые ресурсы с учетом целей и задач компании.
2. Предоставляет специалистам возможность спрогнозировать финансовые результаты на основе имеющихся данных.
3. Помогает руководству принимать решения относительно использования ресурсов на предприятии и позволяет оптимизировать деятельность организации с учетом временных интервалов.
4. Предоставляет возможность контролировать оборотные средства и капитал предприятия.
5. Отражает информацию, необходимую для принятия решений по привлечению и использованию финансовых средств.
Каждый вид бюджета может использоваться для оценки финансового состояния предприятия. Поэтому необходимо научиться создавать все вышеперечисленные бюджеты для понимания происходящего внутри организации.
Для активации блока под названием Budgeting надо открыть вкладку «НСИ» зайти в «Администрирование», открыть «Настройка НСИ», затем кликнуть по пункту «Бюджетирование и планирование» и поставить галочку напротив одноименной функции.
Далее нужно сформировать «Модель budgeting», которая объединяет не только бюджетные формы и отчетность, но и определяет разрезы бюджетов по различным аспектам деятельности организации.
Нами в качестве примера будут выбраны ключевые аналитики: бюджеты по компаниям и отделениям, активирована функция утверждения документации в процессе подготовки и выставлен статус «действует».
Следующим нашим шагом будет формирование сценария. Изначально сценарий в контексте бюджетирования представляет собой альтернативный набор предположений/ условий, которые могут повлиять на финансовые результаты организации. Можно разрабатывать большое число новых сценариев или пользоваться предустановленными вариантами. Все зависит от ваших потребностей.
Сформируем «сценарий», задействуем валюту «USD» + выставим соответствующее значение курса.
Затем воспользуемся «Показателями бюджетов». Они позволят нам получить информацию по количественным и суммовым итогам. После формирования бюджетных статей мы установим связь и определим, как статьи могут повлиять на показатели. Не проигнорируем мы и коэффициент влияния в процессе выполнения работы, так как они тоже важны.
Показатели бюджетов, как и сами статьи, можно настраивать практически по одной и той же схеме. То есть при настройке можно:
· выбирать не более 6 аналитик;
· вести учет по количеству и валюте;
· менять правила;
· устанавливать связи.
Сейчас мы создадим несколько важных показателей:
1. Денежные средства. Этот показатель отражает количество доступных средств, которыми располагает компания на текущий момент.
2. Дебиторская и кредиторская задолженность. Эти показатели учитываются при управлении оборотным капиталом организации и определении значимости финансовых обязательств компании.
3. Прибыли и убытки. Эти показатели отражают разницу между доходами предприятия и его расходами за определенный промежуток времени. Поэтому их используют для оценки финансовой устойчивости компании.
Мы создали эти показатели не просто так. Именно они позволят нам оценить финансовое и экономическое состояние предприятия за определенный период.
Важно!!! «Статьи бюджетов» – важная часть системы бюджетирования. Их в первую очередь используют для создания/ получения данных, разработки структуры.
Сейчас мы сформируем статью под названием «Выручка от продаж», а в качестве аналитики задействуем справочник с наименованием «Виды номенклатуры», чтобы раскрыть суть темы.
Зададим правила выгрузки информации.
Важно! В системе присутствует четыре основных раздела источника данных (ИД), которые необходимо учитывать при выполнении работы.
И это:
· Оперативный учет. В данный раздел информация загружается из регистров накопления в зависимости от задействованной хозоперации. Благодаря ему можно получить актуальные данные по финансовым показателям и выбрать ИС.
· Регламентированный и международный учет. В эти разделы информация загружается из регистров бухгалтерии выбранного учета. Они содержат сведения, которые требуются для составления отчетности в соответствии с установленными стандартами.
· Произвольные данные. Сведения подгружаются в этот раздел путем настройки схемы компоновки. В последнем разделе обычно представлены уникальные сведения для конкретной отрасли или бизнес-модели. Примеры таких данных могут включать в себя информацию о специфических видах расходов или доходов. Для загрузки информации в этот раздел необходимо настроить произвольную схему компоновки, которая определяет структуру и формат вводимых данных.
Мы выставим следующие параметры в процессе выполнения работы:
· раздел ИД – оперативный учет;
· хозоперация – реализация выбранному клиенту;
· ИС – сумма без налога на добавочную стоимость.
После определения правил можно будет перейти к самому важному – установлению связи между статьями и ключевыми показателями.
Выделим показатель под названием «Дебиторская задолженность», далее нажмем на пункт «Влияние» и откроем вкладку «Приход».
По такой же схеме мы добавим еще один стандартный показатель – «Прибыль и убытки». Но при его добавлении укажем не «Приход», а «Расход» в пункте «Влияние».
Сформируем еще пару статей с типовыми настройками. В оплате покупателей укажем виды номенклатуры – оперативный учет – поступление оплаты от клиентуры – сумму– «ДС» – «Влияние» – «Приход» – «КЗ» – «Влияние» – «Расход».
В случае с оплатой поставщикам будет практически та же схема: виды номенклатуры – ОУ – оплата – сумма – «ДС» – «Влияние» – «Расход» – «КЗ» – «Влияние» – «Приход». В себестоимости тоже можно выставить типовые настройки.
После создания статей и сохранения настроек нам также придется проверить сбалансированность. Мы нажмем на вкладку «Бюджетирование и планирование», перейдем в «Отчет» и затем кликнем на пункт «Связи» для проведения проверки.
После мы займемся бюджетами. Откроем вкладку: «Бюджетирование и планирование», зайдем в «Настройки и справочники» и кликнем по пункту «Виды».
Бюджеты разделяются на несколько видов. Первые используются для ввода данных, а вторые задействуются для их анализа.
При формировании БДДС мы выберем первый вариант и поставим галочку напротив функции «Использовать для ввода плана».
Затем мы откроем вкладку с наименованием «Структура бюджета». В первой (левой) части будут указаны элементы, которые задействуются для формирования структуры бюджета, во второй части будет разрабатываться сама структура.
Перед началом работы нам нужно будет нажать на «Таблицу» и перенести ее во вторую (правую) часть.
Системой будет предложено три варианта таблиц на выбор, но мы нажмем на «Показатели в строках», так как нам нужен именно этот вариант.
Далее в «Колонки» мы перетащим элемент под названием «Месяц».
В «Строки»добавим два раза показатель под названием «ДС». Его придется настроить под себя. Поэтому нам нужно будет дважды кликнуть на название показателя, и откроется соответствующая форма для изменения данных. Для первого показателя мы выставим значение «Начальный остаток» с соответствующим представлением.
Для следующего, но не менее важного показателя мы установим значение «Конечный остаток».
Далее мы включим в структуру пару Групп, Суммы и, конечно же, Статьи. У групп и сумм подкорректируем представление в соответствии с указаниями, выведенными на изображении:
Для правильного проведения расчета в пункте «Оплата поставщикам» мы выставим галочку напротив функции «Обратный знак».
Так как у данных статей были добавлены «Аналитики», то их также придется включить в бюджет. Для реализации задуманного мы из блока «Измерение» перетащим «Виды Номенклатуры».
Затем мы воспользуемся «Фиксированными значениями».
В итоге мы получим примерно вот такую картину:
Сохраним внесенные нами изменения путем активации функции «Записать» и начнем заполнять нужные поля. Для этого мы сформируем документ «ЭБ», который находится в одном из разделов меню «Экземпляры».
Во вкладке под названием «Основное» мы заполним все поля от «Модели» до «Периода».
Важно! В разделе «Бюджет» тоже необходимо заполнить все пустые строки.
Чтобы произошел расчет итогов по группам, мы активируем функцию «Пересчитать».
После внесения данных в экземпляр бюджета мы снова откроем вкладку «Основное» и обновим статус с учетом наших потребностей. Мы зададим статус «Утвержден».
Вот мы и сформировали первый бюджет – «БДДС». Теперь можно перейти к формированию «БДР».
Создадим еще один бюджет и выставим галочку напротив функции – «Использовать для ввода плана».
Разработаем подходящую структуру. Задействуем показатель бюджета – «Прибыль и убытки» для остатков (а для каждого из показателей выставим галочку напротив функции «ОЗ»).
Сформируем экземпляр бюджета и полностью его заполним.
Обновим статус через вкладку «Основное», выбрав вариант «Утвержден». Затем проведем ЭБ.
Сформируем еще один бюджет под названием «ПБ», но не будем выставлять галочку напротив функции ввода плана.
Запишем бюджет и затем сделаем нужный нам отчет.
В отчете нам необходимо будет найти «Настройки» и открыть их. Тогда перед нами появится форма отборов. В этой форме мы сможем выбрать временной промежуток, сценарий бюджета и саму компанию. Это позволит нам более тонко настроить параметры анализа и получить более точные финансовые результаты в соответствии с нашими потребностями.
Сформированный нами отчет должен выглядеть так:
На скриншоте видно, что в отчете все сбалансировано. Нет никаких ошибок и неточностей.
В данной статье мы познакомили вас с основными документами и функциями системы бюджетирования. Показали вам, как создаются бюджеты, которые позволяют специалистам получить необходимые сведения о финансовом состоянии организации.
Бюджетирование – это важнейший инструмент финансового управления, который играет важную роль в корректном распределении финансовых ресурсов организации. Важно правильно его использовать и следовать инструкции при работе с 1С: ERP Управление предприятием 2, так как только правильное использование программного продукта и его инструментов позволит вам распланировать расходы и доходы организации за определенный промежуток времени.
Проведение процедуры бюджетирования – это возможность защититься от рисков, приняв обоснованные управленческие решения на основе полученных данных о финансовом состоянии предприятия.
Правильное использование системы бюджетирования в 1С: ERP может привести к снижению издержек, оптимизации бизнес-процессов и повышению общей эффективности организации. Если вы хотите отслеживать финансовые показатели компании, вам просто необходимо научиться создавать бюджеты и работать с документами. Поэтому обязательно изучите нашу инструкцию и сделайте для себя соответствующие выводы.
Следование инструкциям и правильное использование бюджетирования в рамках системы 1С: ERP Управление предприятием 2 (1С: ERP) является ключевым элементом эффективного управления финансами компании. Не забывайте об этом.
